SOMMAIRE
A propos du manuel
d’utilisation
Répartition des
informations dans RMD
Au niveau de la page d’accueil
Au niveau des formats de saisie
Abréviations des
noms usuels à respecter
PERSONNES MORALES ET OPERATEURS
Schéma actuel de saisie dans RMD
Nouveau schéma de saisie avec le format « opérateur »
Activation du format « opérateur »
Création d’une fiche « opérateur »
Ecran Manifestation / Diffuseur
Zones communes aux
trois écrans « diffusion-information »
FORMATION – SERVICES - INDUSTRIES
Les liens et index
à partir du fichier « personnes morales et opérateurs »
Format de saisie « lier et indexer»
Format de saisie : ouvrir - modifier « liens et index »
Format de saisie « ajouter liens et index »
Deuxième écran de
saisie : historique et documentation
Troisieme écran de
saisie
: description du buffet et
composition
Quatrieme écran de
saisie : sélectionner les éléments du clavier
Liens et Index
d’une fiche IRMA
Recherche sur les
rubriques (« Autres critères »)
Possibilités
multiples de recherche
La recherche multi-valuée (case à cocher « N valeurs... »)
La recherche sur plusieurs fichiers
Propagation de recherche d’un fichier à l’autre
Enregistrement et
ouverture d’une sélection
Utiliser une matrice de monographie déjà définie
Créer / Modifier / Importer / Exporter des matrices
Création d’une nouvelle matrice
Création d’une matrice combinant plusieurs fichiers
Formulaire automatique « etiket »
Paramétrage de la planche d’étiquettes
Création d’un modèle de courrier
Modification du
contenu d’une fiche
Modification du nom usuel d’une fiche
Modification du contenu d’une fiche (adresse, téléphone...)
Modification de l’indexation d’une fiche
Ajouter un élément du questionnaire
Logiciel RMD - Réseau
Musique et Danse
Le logiciel Réseau Musique et Danse – RMD a été conçu dans le cadre de la mission d’information au public confiée aux associations régionales et délégations départementales.
A l’échelle d’une région, ce système de description correspond à un usage collectif d’un groupe de gestionnaires de l’information culturelle.
RMD permet une mutualisation de l’information collectée par les membres du réseau (ARDMC, ADDMC, conseils généraux, associations thématiques spécialisées...) avec l’adoption d’une nomenclature commune limitée initialement aux domaines de la musique et de la danse et aujourd’hui étendue à l’ensemble du spectacle vivant.
Le logiciel a été développé par
Jean-Luc Constanty (société MATRICIEL) sous 4ème Dimension, pour une
utilisation monoposte ou serveur, en environnement MACINTOSH ou WINDOWS.
Le présent document est une mise à jour du manuel d’utilisation de mars 2001. Il tient compte des évolutions du logiciel RMD. Il a été réalisé dans un objectif d’aide à l’utilisateur pour une gestion de l’information relationnelle sur cette application.
Ce manuel a été établi sur la version 6.01 de RMD. Il est amené à être régulièrement mis à jour en fonction des développements du logiciel.
Dans une perspective d’homogénéisation des informations mémorisées, il est impératif de respecter les normes de saisie préconisées par la dernière version de ce manuel.
Ce manuel ne peut en aucun cas se substituer à une formation sur l’application informatique ainsi qu’à une bonne connaissance du milieu musical et chorégraphique et de sa nomenclature (Cf. nomenclature du Réseau Musique et Danse).
En Version MACINTOSH
Programme
Monoposte |
-
rmd_v601_mono -
Dossier « médias » -
Dossier « Rmd_anx » -
Dossier « Rmd_np » -
Dossier « Rmd_write » -
Dossier « Rmd_listes » -
Dossier « Rmd_part » -
Dossier « Rmd_web » -
Dossier « Rmd_stat » -
Dossier « Mac4DX » |
Programme
Multiposte |
-
rmd_v601_serveur -
Dossier « Mac4DX » |
Base
de données |
- fichier
« .data » |
En Version
WINDOWS
Programme
Monoposte |
-
rmd_v601mono.4dc -
rmd_v601mono.exe -
rmd_v601mono.rsr -
Qtdp32.dll -
Asiport.rsr -
Asintppc.dll -
Asifont.map -
Asifont.fon -
Dossier « médias » -
Dossier « Rrmd_anx » -
Dossier « Rmd_np » -
Dossier « Rmd_write » -
Dossier « Rmd_listes » -
Dossier « Rmd_part » -
Dossier « Rmd_web » -
Dossier « Rmd_stat » -
Dossier « Win4DX » |
Programme
Multiposte |
-
rmd_v601_serv.4dc -
rmd_v601_serv.cmp -
rmd_v601_serv.rsr -
Dossier « Win4DX » |
Base
de données |
-
fichier.4DD + fichier.4DR |
1 - Ouvrir l’application RMD :
- En version monoposte :
|
Cliquer deux fois sur l’icône |
- En version serveur / client :
|
- Lancer le programme « 4D Server » sur le poste serveur - Lancer le programme « 4D Client » sur le poste client - Sélectionner l’application serveur « Rmd_v601_serveur » |
2 - Entrer votre nom d’utilisateur ainsi que votre mot de passe :
3 - Cliquer sur « Connexion » ou taper sur la touche « Entrée »
NB : Si vous disposez de plusieurs fichiers de données, maintenez la touche « Alt » enfoncée et cliquer simultanément sur « Connexion » pour sélectionner un fichier
4 – Choisir l’activité ou le fichier sur lequel vous souhaitez travailler :
le dialogue d’ouverture intègre la liste des activités afin d’offrir une sélection plus simple du fichier à ouvrir
Le format liste du fichier que vous avez sélectionné apparaît (ici fichier des Artistes) :
Fonction des boutons
|
Tout montrer (dans le fichier principal) |
|
Effectuer une recherche |
Garder les fiches sélectionnées dans une nouvelle sélection |
|
Garder les fiches non sélectionnées dans une nouvelle sélection |
|
Mémoriser comme liste figée / Rappeler une liste figée (conservée le temps de la session) |
|
Changer de fichier principal (sélection d’une activité, propagation des liens, etc.) |
|
|
Trier sur le nom usuel |
|
Imprimer une liste standard |
|
Générer une monographie avec le texteur (4D Write) |
Modifier les enregistrements |
|
|
Ajouter un enregistrement |
|
Fermer la fenêtre |
I. En mode menus
créés (versions monoposte et multi-utilisateurs)
Menu Fichier
· Ouvrir · Recherche simplifiée · Validation des questionnaires · Transférer vers un serveur · Changer d’accréditation · Paramètres et préférences · Quitter |
Menu Edition
|
· Afficher le presse-papiers |
Menu Exporter
· Extraire les nomenclatures · Archiver la base de données · Archiver le minimum · Export pour la base globale · Export données intérêt général · Export vers RMD Partenaire · Export vers RMD Web |
Menu Importer
|
·
Importer les
nomenclatures
Intégration des nomenclatures dans la base de données · Relire une archive complète · Relire une archive minimale · Ajouter à la base globale · MàJ (mise à jour) données d’intérêt général |
Menu Utilitaires
· Indicer les nomenclatures · Refaire les listes · Supprimer les cessations · Nettoyage de la base · Fixer l’implantation principale |
Menu Aide
Affiche l’aide de
4ème Dimension · A propos de RMD |
Menu Sélection
· Figer la liste courante · Garde fiches sélectionnées · Garde fiches non sélectionnées · Montrer les dernières · Tout montrer · Chercher · Chercher par l’historique · Chercher par les enquêtes · Faire la liste complémentaire Affichage de toutes les fiches en excluant celles de la liste courante · Tri usuel · Tri multicritères · Nommer la sélection · Nommer la sélection sous · Ouvrir une sélection · Combiner les sélections |
Menu Documents
· Analyse des indexations · Liste standard · Monographie · Etat · Etiquettes · E-mailing · Graphe · Traitement de texte |
Menu Outils
· Indexer la liste courante · Effacer
la liste courante · Gestion
des enquêtes · Fichier Cartes & Données · Cartographier · Importer / Exporter |
Menu Spécial
· Taches de fonds en cours · Derniers
critères de recherche |
Menu Aide
Affiche l’aide de 4ème Dimension (pour les équipements possédant les licences 4D Client/Serveur)
NB : (uniquement pour les versions multi-utilisateurs en code d’entrée « administrateur »)
Le mode « Utilisation directe » permet d’intervenir sur les fichiers (variation d’intitulés et de codes, remodelage de données, paramétrage des nomenclatures implantations, mots-clés et nomenclature rmd partenaire / rmd web)
Depuis la page d’accueil, mettre en plein écran la fenêtre RMD et la réduire.
Vous obtenez l’écran ci-dessous :
Positionnez la souris sur la fenêtre
Appuyez alors sur les touches : Alt+ F4 (PC) / Alt+ f (Mac)
Se référer ensuite au manuel de
RMD « utilisation directe »
Noms
usuels
Les noms usuels servent à :
- Réaliser les liens,
- Effectuer les recherches,
- Gérer les homonymes.
Dans la perspective d’une saisie homogène des informations, il est capital de respecter les règles de saisie des noms usuels.
En priorité : des abréviations sans séparateurs (points, barres de fraction, tirets...) et sans espaces
Exemple : ADDM 71
Exceptions : les noms patronymiques composés ainsi que les prénoms composés conservent les tirets
Exemple : DUPOND-DURAND JEAN-PAUL
Afin
de faciliter la recherche, la gestion des doublons, le tri par ordre
alphabétique ne pas saisir les articles (le, la, les, l’, los,
the...) et tous les mots de liaisons (de, dans, des…) à l’initiale et dans tout
le nom usuel.
Exceptions : conservent les articles et les prépositions :
- les noms de personnes physiques : LE GRAND JEAN
- les noms de communes : LES SABLES D’OLONNE
- les noms de structures contenant des noms propres : LYCEE STE JEANNE D’ARC
Pour les homonymes : faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses
Exemple : CH CLAIR MATIN (TOULON) / CH CLAIR MATIN (NICE)
MAIRIE PLOUHINEC (29) / MAIRIE PLOUHINEC (56)
(enlever cette caractéristique dans le nom complet)
Pour les structures ou services dépendant d’une structure : faire suivre le nom de la structure principale par le nom du service ou de la structure dépendante
Exemple : MAIRIE LYON (SCE AFF CULT)
MUSEE LOUVRE (AUDITORIUM)
Toutes les abréviations ont été inscrites dans la table d’autorité
ACJ |
A cœur joie |
AFF |
Affaires |
AFR |
Association des familles rurales de... |
ASSO |
Association |
BDR |
Bouches-du-Rhône |
BIB |
Bibliothèque de... |
BF |
Batterie-fanfare |
BULL |
Bulletin |
CC |
Centre culturel de... |
CDT |
Comité départemental de tourisme de... |
CE |
Comité d’entreprise |
CH |
Chorale |
Classe à horaires
aménagés |
|
CID |
Centre d’information et/ou de documentation de... |
CIE |
Compagnie |
CNR |
Conservatoire national de région de... |
COF |
Comité des fêtes de... |
COM |
Communication |
CONC |
Concours |
CRT |
Comité régional de tourisme de... |
CS |
Centre social de... |
CSC |
Centre socio-culturel de... |
CULT |
Culturel |
DEV |
Développement |
DIR |
Direction |
DPT |
Département / départemental |
ED |
Ecole de danse + cours privé |
EDM |
Ecole départementale de musique et de danse de... |
EI |
Ensemble instrumental |
EM |
Ecole de musique de...+ Ecole municipale de musique de...+ cours de
musique de... |
END |
Ecole nationale de danse de... |
ENM |
Ecole nationale de musique et/ou de danse de... |
ETS |
Etablissement |
EV |
Ensemble vocal |
FEST |
Festival |
INFO |
Information |
INT |
International |
LR |
Local de répétition |
MAIRIE |
Mairie de... |
MATERNELLE |
Ecole maternelle |
MCL |
Maison de la culture et des loisirs de... |
MJC |
Maison des jeunes de la culture de... |
MPT |
Maison pour tous de... |
OT |
Office de tourisme de... |
PACA |
Provence-Alpes-Côte d’Azur |
PIJ |
Point info jeunesse de... |
PHIL |
Philarmonie / philarmonique |
PRIMAIRE |
Ecole primaire |
PRO |
Professionnel |
PROD |
Production |
SCE |
Service |
SCE AFF CULT |
Service des affaires culturelles de... |
SF |
Salle des fêtes de... |
SONO |
Sonorisation |
SP |
Salle polyvalente de... |
SR |
Studio de répétition (danse) |
SOUSDIR |
Sous-direction |
ST / STE |
Saint/sainte |
STUDIO |
Studio d’enregistrement |
TRAD |
Traditionnel |
Personnes
morales et opérateurs
On entend par personne morale tout organisme ayant un statut juridique.
On entrera également en fiche « personne morale » les artistes se produisant sur scène en nom propre au même titre qu’un groupe (Exemple : Jacques HIGELIN). On pourra joindre à cette fiche des personnes physiques (un manager, un attaché de presse, des musiciens, etc.)
Saisie : cliquer sur le bouton (ajouter enregistrement) en haut à droite de l’écran.
Modification / suppression : double-cliquer sur la fiche choisie.
Cliquer ici pour sélectionner un nom usuel de la table
d’autorité
Nom usuel :
Voir chapitre |
Nom usuel. Le protocole de saisie est à respecter impérativement |
Automatisme |
Majuscules automatiques |
|
Les noms de villes sont à saisir en entier Exemple : « MAIRIE LE MANS » ; "MAIRIE LES SABLES D’OLONES" |
|
Pour les homonymes : faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses |
|
Exemple : MAIRIE PLOUHINEC (29) / MAIRIE PLOUHINEC (56) |
|
(enlever cette caractéristique
dans le nom complet) |
Nom complet :
Nature |
Déclinaison de l’abréviation de la personne morale. Mettre l’abréviation entre parenthèse. Cet intitulé sera édité sur une étiquette ou une liste. |
|
Exemple |
FONDS POUR LA CREATION
MUSICALES (FCM) |
|
Automatisme |
Intégration automatique du nom usuel dans cette rubrique et possibilité de le remodeler si nécessaire |
|
|
Pour les mairies : ne pas reporter le nom de la ville pour cause de répétition lors des éditions des étiquettes |
|
Exemple |
sans enlever le nom de la ville : en enlevant le nom de la ville : |
|
|
Mairie de Dijon Mairie |
|
|
Place de l’Hôtel de ville Place de l’Hôtel de ville |
|
|
21000 Dijon 21000 Dijon |
|
En-tête standard :
Nature |
Valeur par défaut de la formule politesse qui pourra être utilisée si aucun destinataire des courriers de la personne morale n’a été déclaré |
|
Exemple : Madame, Monsieur le Directeur - Madame, Monsieur le Maire... |
|
Il est possible d’ajouter des valeurs dans sa propre table |
Automatisme |
Cliquer deux fois sur la boite grisée pour ouvrir une liste de valeurs. |
|
Cliquer deux fois sur la valeur souhaitée pour qu’elle soit inscrite automatiquement sur votre fiche |
|
Commande réservée aux administrateurs régionaux : |
|
- la commande « Modifier » vous permet de modifier une valeur déjà entrée |
|
- la commande « Ajouter » vous permet d’ajouter une nouvelle valeur |
Adresse :
Nature |
Champ texte |
|
Eviter les sauts de ligne (penser à l’édition) |
|
ex. : 5 avenue de la Renaissance Les Rosiers - Bât.A3 - Porte B |
|
- pas de virgule séparant le numéro et la voie ni de majuscule à l’initiale du nom de la voie, sauf si aucun numéro n’est précisé - pour les personnes
morales dont l’adresse est celle d’une personne physique : ne pas
mentionner « chez », ni « c/o », le lien avec la personne
physique destinataire permet à l’édition de faire figurer le nom de cette
personne |
Code postal :
Nature |
Rubrique de 5 caractères (ex : 13100) |
|
Possibilité de saisir des codes postaux étrangers (ex : BE- 1000) |
Ville :
Automatisme |
Majuscules automatiques |
|
Intégration de la ville selon le code postal saisi. Possibilité de remodelage. |
|
En cas de remodelage, mettre des séparateurs (exemple : AIX-EN-PROVENCE |
Cedex/pays :
Automatisme |
Majuscules automatiques |
|
Saisir CEDEX 1/ ou saisir le nom du pays |
Téléphone (2 champs) / Télécopie (2 champs) / Mobile
Automatisme |
Numérotation française = Automatisme pour les séparateurs (.) : |
Exemple |
0442377800 devient automatiquement 04.42.37.78.00. |
Numérotation étrangère : il n’y a pas d’automatisme puisque les
numérotations varient selon les pays
Email + Web + Répondeur vocal + Serveur minitel
Forme juridique :
Automatisme |
Cliquer deux fois sur la boite grisée pour ouvrir une liste de valeurs et sélectionner ensuite la valeur souhaitée. |
|
Commande réservée aux administrateurs régionaux : |
|
- la commande « Modifier » vous permet de modifier une valeur déjà entrée |
|
- la commande « Ajouter » vous permet d’ajouter une nouvelle valeur |
Date de création : indiquer seulement l’année
Siret :
Automatisme |
Champ numérique. Intégration automatique de séparateurs |
Exemple |
39171897000026 devient automatiquement 391-718-970-00026. |
APE/NAF
Intérêt général : Boîte à cocher lors de la saisie des fiches susceptibles d’enrichir une base nationale d’intérêt général : Les fiches cochées « ig » seront partagées et communes à toutes les structures du réseau. Exemple : agréments de l’Etat, fédérations...
Personnel artistique :
Nature |
Rubrique numérique = nombre d’artistes (Ex. : nombre de musiciens…) |
Personnel technique :
Nature |
Rubrique numérique = nombre de techniciens (éclairagiste, régisseur, etc.) |
Personnel administratif :
Nature |
Rubrique numérique = nombre de personnels administratifs (attaché de presse, directeur administratif, etc.) |
Effectif total :
Nature |
Somme des trois rubriques précédentes. |
Audience (volume) :
Nature |
« Public potentiel » d’une personne morale ou population d’une ville (pour une mairie par exemple) |
N° de licence :
Nature |
Champ alphanumérique ; concerne les entrepreneurs du spectacle. |
Date d’actualisation :
Nature |
Champ au format date Cette rubrique marque la date de l’actualisation complète de la fiche |
Commentaires :
Nature |
Cliquer sur l’onglet « Commentaires » |
|
Champ
texte. Cette rubrique est automatiquement renvoyée sur RMD Partenaire et
RMD Web |
Automatisme |
En cliquant sur la boîte grisée, vous pouvez accéder à des zones de pré-remplissage relatives à un certain type d’organisme. Ces rubriques sont remodelables |
|
Cliquer deux fois sur la valeur souhaitée pour qu’elle soit inscrite automatiquement sur votre fiche |
|
Commande réservée aux administrateurs régionaux |
|
- la commande « Modifier » vous permet de modifier une valeur déjà entrée |
|
- la commande « Ajouter » vous permet d’ajouter une nouvelle valeur |
Notes internes :
Nature |
Cliquer sur l’onglet « Commentaires » Champ texte. Cette rubrique est destinée à insérer des informations complémentaires à la rubrique « Commentaires » mais pour un usage interne aux membres du réseau |
Automatisme |
En cliquant sur la boîte grisée, vous pouvez accéder à des zones de pré-remplissage relatives à un certain type d’organisme. Ces rubriques sont remodelables |
|
Cliquer deux fois sur la valeur souhaitée pour qu’elle soit inscrite automatiquement sur votre fiche |
|
Commande réservée aux administrateurs régionaux: |
|
- la commande « Modifier » vous permet de modifier une valeur déjà entrée |
|
- la commande « Ajouter » vous permet d’ajouter une nouvelle valeur |
Onglet « Mémo privé » :
Nature |
Cliquer sur l’onglet « Mémo privé » Un espace de
saisie différencié selon le (code) utilisateur est proposé dans le fichier
des personnes morales. C’est un document au format traitement de texte (4D
Write) qui sera enregistré par défaut dans le répertoire « Rmd_np »
et ouvert automatiquement. Il permet d’enregistrer des fichiers contenant
textes et images |
Onglet Multimédia :
Nature |
L’onglet « Multimédia » donne accès à un tableau qui permet de joindre (ou de retirer) dans une liste des fichiers multimédia Les fichiers multimédia liés ne sont pas inclus à la base de données de manière à ne pas l’alourdir. La base de données contient uniquement le nom et l’adresse des éléments joints (URL). Tous les fichiers joints seront copiés dans le répertoire « médias ». Différents types de fichiers sont joignables avec des formats prédéfinis : images (gif, jpg, jpeg, png), sons (mp3), vidéos (mov, vob) ainsi que d’autres types de documents (pdf, rtf, xml, htm, html) L’exploitation des fichiers multimédia joints depuis RMD sera possible sur l’application RMD Web (visualisation des éléments, téléchargement…). RMD permet en sélectionnant un élément dans la liste des médias d’ouvrir les fichiers joints dans le logiciel correspondant à leur type : navigateur pour les fichiers HTML, etc. Particularité
sous Windows : les chemins d’accès aux logiciels doivent être connus. RMD
demandera donc de localiser le logiciel associé au fichier à ouvrir. Particularité sous MacOS : l’ouverture est automatique sous réserve que le logiciel ne soit pas unique pour un type de média, auquel cas, une fenêtre affichée par le Finder vous proposera un choix. |
Onglet « Données et Stat. »
Voir chapitre « Gestion des
enquêtes »
Les Fonctions "Boutons"
Lier &
Indexer |
Accès à un dialogue permettant de lier cette fiche à une autre (existante ou à créer) et de poser des indexations partagées entre plusieurs fiches |
Indexer |
Accès à un format ne permettant que la saisie d’un index sans lien avec une autre fiche (utile pour l’indexation de la nature d’une personne) |
NB : La mise en œuvre et l’activation de ce niveau
opérateur est une option dans RMD, qui s’active dans les préférences
« utilisateur » (voir chapitre « Paramètres et préférences)
Le format « Opérateur » (pour opérateur culturel) est intégré dans le fichier « Personnes morales et opérateurs ». Il propose un niveau d’information complémentaire entre le fichier des « Personnes morales » (au sens strict) et les fichiers activités (« Artistes », « Diffusion Information », « Formation Services Industries » et « Contenu Formation »)
Une fiche « opérateur culturel » correspond à un regroupement d’activités décidé par l’utilisateur
Exemple d’utilisation possible :
Une mairie gère un lieu culturel qui comporte deux activités : diffusion dans deux salles différentes et répétition dans un studio intégré au lieu
Fichier
PM & Assimilée : |
Fichier D/I : Lieu (Grande salle) |
Fichier D/I : Lieu (Petite salle) |
Fichier FSI: Studio Répétition |
On décline toutes les activités du lieu en créant une fiche « Opérateur ». Pour cela, un lien entre la fiche D/I et cette nouvelle fiche « opérateur » dans le fichier « Personnes morales et opérateurs » sera généré avec recopie de toutes les informations déjà inscrites.
Fichier PM & Opérateur : Mairie (format « personne morale ») |
Fichier PM & Opérateur : Lieu (format « opérateur ») |
Fichier D/I : Lieu (Grande salle) |
Fichier D/I : Lieu (Petite salle) |
Fichier FSI: Studio Répétition |
Sélectionner le menu « Paramètres et préférences » (menu fichier de la page d’accueil).
Cocher la boîte « Activer la gestion du niveau opérateur »
Important
: Cette fonction est réservée à l’administrateur. L’activation du niveau
« opérateur » se fait obligatoirement par l’administrateur après une
fusion régionale et sur tous les opérateurs de la base régionale.
Le fichier principal « Personnes morales et opérateurs » héberge deux formats en relation hiérarchique :
- Personnes morales
- Opérateurs
Format de la fiche
Le fichier « Personnes morales et opérateurs » intègre deux formats différents :
A l’intérieur du fichier « Personnes morales et opérateurs » :
- une fiche Personne Morale est préfixée : Pers.Morale
- une fiche Opérateur est préfixée : Op.Culturel
Pour créer un opérateur, on distingue deux cas :
A) On créé
directement une fiche « Opérateur culturel » depuis le fichier
« Personnes morales et opérateurs »
Sélectionner le bouton (ajouter enregistrement) depuis le menu liste.
Indiquer en premier lieu le format de la fiche :
Le champ « Forme juridique » n’apparaît plus
Le fonctionnement et le protocole de saisie reste inchangé par rapport au format « Personnes morales »
Important : les deux formats « personnes morales » et « opérateurs » appartiennent au même fichier
Au niveau des indexations des fiches, une fiche au format « opérateur » sera préfixée « Op. culturel », une fiche « Personne morale » sera préfixée « Pers. morale »
B) Une fiche « Personne
Morale » peut gérer un (ou plusieurs) opérateur(s)
En reprenant l’exemple d’utilisation précédant, la fiche « personne morale » « MAIRIE XX » gère un théâtre en régie directe. Ouvrir la fiche « MAIRIE XX ». Sélectionner depuis le menu « Spécial » « Créer un opérateur culturel »
Le lien
d’indexation entre la fiche « personne morale » « MARIE XX »
et la fiche « opérateur » « THEATRE MUN XX » est effectuée
à l’intérieur du même fichier
La table « Index collectif » peut servir à marquer la nature de la liaison entre les deux fiches. Dans ce cadre, la nomenclature des « Index collectif » sera amenée à évoluer
RMD créé la fiche « THEATRE MUN XX » à partir de laquelle on va lier et indexer les fiches activités (via le bouton « Lier et indexer »)
Si on double clique ensuite sur la fiche « personne morale » « MAIRIE XX », on visualise uniquement la liaison avec la fiche « opérateur » « THEATRE MUN XX » et non avec les fiches « Activités » du théâtre
C) On souhaite décliner une
fiche appartenant à un fichier « activité » en fiche « opérateur »
Exemple : on souhaite créer une fiche « opérateur » à partir de la fiche « CNR LYON » du fichier « Formation-Services-Industries »
Ouvrir la fiche « CNR LYON »
Sélectionner dans le menu « Spécial » la fonction « Créer un opérateur culturel »
Création d’un opérateur basé sur :
Affichage de la fiche « opérateur » qui sera reportée dans le fichier « Personnes morales et opérateurs »
Sélection des liens à transférer sous l’opérateur :
Toutes les liaisons existantes sont insérées
L’utilisateur choisi les liens qui seront à transférer sur la fiche « Opérateur »
Affichage du nom usuel de la fiche « Personne morale » et de la fiche « opérateur »
Par défaut le nom usuel de la fiche « opérateur » est préfixé « OC_ »
L’utilisateur est libre de le modifier
Nature du lien entre la fiche « personne morale » et la fiche « opérateur »
La table « Index
collectif » sert à identifier la nature du lien (propriétaire,
gestionnaire…) entre la fiche personne morale (dans l’exemple la mairie de Lyon
et la fiche opérateur (CNR LYON)
Toutes
les informations sont copiées depuis la fiche « personne morale » sur
la fiche « opérateur ». Les liens sélectionnés sont transférés
D) Recherche sur les formats « opérateurs » et
« personnes morales »
Le bouton présent uniquement
sur le fichier « Personnes morales et opérateurs » permet à
l’intérieur du fichier « Personnes morales et opérateurs » de faire
une recherche sur le « type » de la fiche
Dans le système mis en place, une fiche « personne morale » a par défaut un statut « opérateur »
Ce « double statut » initial est perdu si on déclare une fiche « opérateur » sur la fiche « personne morale »
Le bouton donne accès à un menu déroulant :
Toutes les fiches Affichage de toutes les fiches
Personne morale Filtre sur les fiches « personnes morales »
(toutes les fiches exceptées les fiches « opérateurs exclusivement »)
Opérateur culturel Filtre sur les fiches « opérateurs culturels »
(toutes les fiches exceptées les fiches « personnes morales exclusivement »)
Personne morale exclusivement Filtre sur les fiches « personnes morales exclusivement »
(toutes les fiches « personnes morales » sur lesquelles ont été créées des fiches « opérateurs »)
Opérateur culturel exclusivement Filtre sur les fiches « opérateurs culturels exclusivement »
(toutes les fiches « opérateurs » excepté les fiches « personnes morales » qui ont un double statut)
Double statut Filtre sur les fiches qui ont un double statut
Par défaut, ce sont toutes les fiches exceptées les fiches « personnes morales exclusivement » et « opérateurs culturels exclusivement »
Personnes physiques
Nom usuel :
Nature : |
Nom courant
d’une personne physique. Cet intitulé servira à réaliser les liens et
effectuer les recherches. Il permet également la gestion des homonymes |
Automatisme :
|
Majuscules automatiques |
Avertissement : |
Saisie du
patronyme suivi du prénom : |
|
Ex. DUPONT PIERRE Pour les homonymes, faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses : Ex. : DUPONT PIERRE (ELU GAP). DUPONT PIERRE (CHEF CHŒUR DIJON) Enlever cette caractéristique dans le nom complet |
Nom (Patronyme) - Prénom :
Automatisme : |
Les rubriques « nom » et « prénom » se remplissent d’elles-mêmes selon le nom usuel indiqué |
Avertissement : |
L’automatisme
ne prend pas en compte les accents des prénoms : à rajouter
manuellement. Attention également aux noms composés ou à particules |
Entête courrier :
Nature : Exemple Exemple : |
La 1ère zone sera inscrite sur les étiquettes et les courriers que vous souhaitez envoyer Madame Jeanne Durand La seconde zone sera utilisée pour les courriers : Madame la
Ministre |
Automatisme : Exemple |
Une liste de valeurs vous est proposée en cliquant sur la boîte grisée. Automatiquement, la valeur sélectionnée s’inscrit également dans la rubrique « fonction-titre ». Vous pouvez compléter manuellement la fonction : en tête de courrier : Monsieur le Maire Fonction titre : Maire |
Avertissement : |
Le titre usuel indiqué dans cette zone est une valeur par défaut La mention d’un titre sur une fiche personne physique implique que celui-ci est porté « à vie » par la personne. C’est uniquement le cas des religieux et de certaines fonctions politiques (ministre, Président de la République...) De plus, comme
une même personne peut présenter plusieurs fonctions selon ses liens avec des
fiches personnes morales ou activités, il est vivement recommandé
d’indiquer le titre dans le champ « titre usuel » des fiches liens
et index (voir chapitre des liens et index) |
Adresse :
Nature : |
Adresse personnelle de la personne physique (saisie non obligatoire) |
Automatisme ::
|
Si cette rubrique n’est pas saisie, l’adresse de la personne morale liée (et déclarée comme adresse professionnelle) sera prise automatiquement en compte |
Code postal :
Nature :
|
Rubrique de 5 caractères (ex. : 13100) Possibilité de saisir des codes postaux étrangers (ex : B 1000) |
Ville :
Automatisme : |
Majuscules automatiques. Intégration de la ville selon le code postal saisi. Possibilité de remodelage. |
Avertissement : |
En cas de
remodelage, mettre des séparateurs : ex. Haute-Normandie |
Cedex / Pays
Automatisme : |
Majuscules automatiques. |
Avertissement : |
Saisir CEDEX 1
ou saisir le nom du pays avec code postal (ex. CH 1204 SUISSE). |
Téléphone (2 champs) / Télécopie (2 champs) / Mobile
Automatisme : |
Numérotation française = Automatisme pour les séparateurs (.) : ex : 0442377800 devient automatiquement 04.42.37.78.00. Numérotation étrangère : il n’y a pas d’automatisme puisque les numérotations varient selon les pays. |
Email Zone réservée pour la messagerie électronique.
Fonctions titres
Nature : |
Champs texte. Titre protocolaire de la personne physique. Rubrique éditée automatiquement sur les étiquettes, courriers et listes. |
Avertissement : |
La fonction - titre indiquée dans cette zone est une valeur par défaut. Préférer les séparateurs (-) entre deux fonctions aux sauts de ligne dans cette rubrique (penser à l’édition d’étiquettes et à leur paramétrage). Préférer la saisie de la fonction d’une personne dans le fichier lien et index car à l’édition la fonction titre saisie ici sera prioritaire. En effet, une
même personne peut présenter plusieurs fonctions selon ses liens avec des
fiches personnes morales ou activités, il est vivement recommandé
d’indiquer le titre dans le champ « fonction-titre de ce lien » des
fiches liens et index. (voir chapitre des liens et index) |
Adresse confidentielle
Nature : |
Rubrique à cocher pour que l’adresse de la personne physique n’apparaisse pas lors des éditions |
Intermittent
Nature : |
Rubrique à cocher si la personne physique est intermittente du spectacle |
Facteur décédé
Nature : |
Pour les facteurs d’orgue liés à une fiche « orgue » uniquement |
Automatisme : |
Filtre à l’édition |
N° de licence
Nature : |
N° d’entrepreneur du spectacle |
Date d’actualisation :
Nature : |
Champ au format date Cette rubrique marque la date de l’actualisation complète de la fiche |
Commentaires :
Nature : |
Cliquer sur l’onglet « Commentaires » |
|
Champ texte |
Automatisme : |
En cliquant sur la boîte grisée, vous pouvez accéder à des zones de pré-remplissage relatives à un certain type d’organisme. Ces rubriques sont remodelables |
|
Cliquer deux fois sur la valeur souhaitée pour qu’elle soit inscrite automatiquement sur votre fiche |
|
Commande réservée aux administrateurs régionaux: |
|
- la commande « Modifier » vous permet de modifier une valeur déjà entrée |
|
- la commande « Ajouter » vous permet d’ajouter une nouvelle valeur |
Notes internes :
Nature : |
Cliquer sur l’onglet « Commentaires » Champ
texte Zone texte venant en complément de la zone « Commentaires » : précisions sur les activités de la personne physique, notes diverses… |
|
Avertissement : |
Attention à la CNIL. Ne pas faire mention des appartenances politiques, religieuses des personnes recensées |
|
Automatisme : |
En cliquant sur la boîte grisée, vous pouvez accéder à des zones de pré-remplissage relatives à un certain type d’organisme. Ces rubriques sont remodelables |
|
|
Cliquer deux fois sur la valeur souhaitée pour qu’elle soit inscrite automatiquement sur votre fiche |
|
|
Commande réservée aux administrateurs régionaux: |
|
|
- la commande « Modifier » vous permet de modifier une valeur déjà entrée |
|
|
- la commande « Ajouter » vous permet d’ajouter une nouvelle valeur |
Onglet Adressage
Nature |
Permet de visualiser les caractéristiques d’adressage choisies entre la personne physique et les fiches (activités ou personnes morales) auxquelles elle est liée. L’utilisateur peut intervenir et modifier ainsi directement les caractéristiques en cochant/décochant les attributs Contact, Destinataire, Adresse professionnelle (de base), Adresse professionnelle selon la fonction |
Onglet « Mémo privé » :
Nature |
Cliquer sur l’onglet « Mémo privé ». Un espace de
saisie différencié selon le (code) utilisateur est proposé dans le fichier
des personnes morales. C’est un document au format traitement de texte (4D
Write) qui sera enregistré par défaut dans le répertoire « Rmd_np »
et ouvert automatiquement. Il permet d’enregistrer des fichiers contenant
textes et images |
Onglet Multimédia :
Nature |
L’onglet « Multimédia » donne accès à un tableau qui permet de joindre (ou de retirer) dans une liste des fichiers multimédia. Les fichiers multimédia liés ne sont pas inclus à la base de données de manière à ne pas l’alourdir. La base de données contient uniquement le nom et l’adresse des éléments joints (URL). Tous les fichiers joints seront copiés dans le répertoire « médias ». Différents types de fichiers sont joignables avec des formats prédéfinis : images (gif, jpg, jpeg, png), sons (mp3), vidéos (mov, vob) ainsi que d’autres types de documents (pdf, rtf, xml, htm, html). L’exploitation des fichiers multimédia joints depuis RMD sera possible sur l’application RMD Web (visualisation des éléments, téléchargement…). RMD permet en sélectionnant un élément dans la liste des médias d’ouvrir les fichiers joints dans le logiciel correspondant à leur type : navigateur pour les fichiers HTML, etc. Particularité
sous Windows : les chemins d’accès aux logiciels doivent être connus. RMD
demandera donc de localiser le logiciel associé au fichier à ouvrir. Particularité sous MacOS : l’ouverture est automatique sous réserve que le logiciel ne soit pas unique pour un type de média, auquel cas, une fenêtre affichée par le Finder vous proposera un choix. |
Onglet « Données et Stat. »
Voir chapitre
« Gestion des enquêtes »
Les Fonctions « Boutons »
Lier &
Indexer |
Accès à un dialogue permettant de lier cette fiche à une autre (existante ou à créer) et de poser des indexations partagées entre plusieurs fiches |
Indexer |
Accès à un format ne permettant que la saisie d’un index sans lien avec une autre fiche (utile pour l’indexation de la nature d’une personne) |
Artistes
On entend par « Artistes » :
* Les groupes vocaux, instrumentaux, les ensembles chorégraphiques, les orchestres, les fanfares....
* Les artistes se produisant sur scène en nom propre au même titre qu’un groupe (exemple : Jacques HIGELIN)
Une fiche « Artiste » doit être
obligatoirement liée à une personne morale
Nom usuel :
Voir chapitre |
Nom usuel |
|
Cet intitulé n’apparaîtra pas à l’édition |
Automatisme |
Majuscules automatiques |
|
Le protocole de saisie est à respecter impérativement Pour les homonymes : faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses CH CANTEN (LA CADIERE) // CH CANTEN (VAISON) (enlever cette caractéristique dans le nom complet) |
Nom complet :
Nature : |
Déclinaison du nom : |
Exemple : |
CIE RIALTO devient COMPAGNIE RIALTO |
Automatisme : |
Intégration automatique du nom usuel dans cette rubrique |
Adressage et télécommunications + Email + Web + Siret + APE/NAF :
Voir chapitre « Personnes morales et opérateurs »
Effectif artistique :
Nature : |
Nombre d’artistes dans un ensemble, un groupe... |
Date de création :
Nature : |
Année de création d’un groupe, d’un ensemble vocal... |
Composition :
Nature : |
Description de la composition d’un groupe |
Composition en abrégé :
Nature : |
Description selon les abréviations de l’IRMA |
Exemple : |
BT pour batterie, GT pour guitare.. |
Commentaires :
Nature : |
Champ texte. Description d’un groupe... |
Notes internes :
Nature : |
Champ texte. Les notes internes n’apparaissent pas à l’édition |
Date d’actualisation :
Nature : |
Champ au format date Cette rubrique marque la date de l’actualisation complète de la fiche |
Onglet « Mémo privé » :
Nature |
Cliquer sur l’onglet « Mémo privé » Un espace de
saisie différencié selon le (code) utilisateur est proposé dans le fichier
des personnes morales. C’est un document au format traitement de texte (4D
Write) qui sera enregistré par défaut dans le répertoire « Rmd_np »
et ouvert automatiquement. Il permet d’enregistrer des fichiers contenant
textes et images |
Onglet Multimédia :
Nature |
L’onglet « Multimédia » donne accès à un tableau qui permet de joindre (ou de retirer) dans une liste des fichiers multimédia Les fichiers multimédia liés ne sont pas inclus à la base de données de manière à ne pas l’alourdir. La base de données contient uniquement le nom et l’adresse des éléments joints (URL). Tous les fichiers joints seront copiés dans le répertoire « médias ». Différents types de fichiers sont joignables avec des formats prédéfinis : images (gif, jpg, jpeg, png), sons (mp3), vidéos (mov, vob) ainsi que d’autres types de documents (pdf, rtf, xml, htm, html) L’exploitation des fichiers multimédia joints depuis RMD sera possible sur l’application RMD Web (visualisation des éléments, téléchargement…) RMD permet en sélectionnant un élément dans la liste des médias d’ouvrir les fichiers joints dans le logiciel correspondant à leur type : navigateur pour les fichiers HTML, etc. Particularité
sous Windows : les chemins d’accès aux logiciels doivent être connus. RMD
demandera donc de localiser le logiciel associé au fichier à ouvrir. Particularité sous MacOS : l’ouverture est automatique sous réserve que le logiciel ne soit pas unique pour un type de média, auquel cas, une fenêtre affichée par le Finder vous proposera un choix. |
Onglet « Données et Stat. »
Voir chapitre « Gestion des
enquêtes »
Les Fonctions « Boutons »
Lier &
Indexer |
Accès à un dialogue permettant de lier cette fiche à une autre (existante ou à créer) et de poser des indexations partagées entre plusieurs fiches . |
Indexer |
Accès à un format ne permettant que la saisie d’un index sans lien avec une autre fiche (utile pour l’indexation de la nature d’une personne ) |
Diffusion – Information - DI
Dans ce fichier sont décrits :
- les lieux de diffusion : lieux de diffusion de spectacles, de musique
et de danse : théâtres, cafés-concert, salles polyvalentes...
- les manifestations et diffuseurs : les festivals, les tremplins, les concours...
- les lieux d’information : les centres de documentation, les
bibliothèques, les offices du tourisme, les médias...
En création d’une fiche « Diffusion – Information » à partir d’une personne morale, 3 formats de saisie vous sont proposés :
- Lieu
- Manifestation / diffuseur
- Information
Vous devez choisir le format qui correspond à l’activité que vous voulez décrire, puis sélectionner « ajouter une fiche »
Nom usuel :
Voir chapitre |
Nom usuel |
|
Cet intitulé n’apparaîtra pas à l’édition |
Automatisme : |
Majuscules automatiques |
|
Le protocole de saisie est à respecter impérativement Pour les homonymes : faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses THEATRE MOULIN (MARSEILLE) // THEATRE MOULIN (NICE) (enlever cette caractéristique dans le nom complet) |
Nom complet :
Nature : |
Déclinaison du nom usuel du lieu inscrit : SF MARTIGUES devient SALLE DES FETES |
Automatisme : |
Intégration automatique du nom usuel dans cette rubrique. Possibilité de le remodeler |
Adresse :
Nature : |
Champ texte. Adresse du lieu pouvant être différente de celle de la personne morale liée |
|
Eviter les sauts de ligne (penser à l’édition) |
|
Pas de virgule séparant le numéro et la voie. Pas de
majuscule à l’initiale du nom de la voie. Pour les activités dont l’adresse
est celle d’une personne physique : ne pas mentionner
« chez », ni « c/o », le lien avec la personne physique
destinataire du courrier permettant à l’édition de faire figurer le nom de
cette personne |
Code postal :
Nature : |
Rubrique de 5 caractères (ex : 13100) |
Automatisme : |
Intégration automatique du code postal de la personne morale liée |
Ville :
Automatisme : |
Majuscules automatiques |
|
Intégration de la ville selon le code postal saisi. Possibilité de remodelage |
|
En cas de remodelage, mettre des séparateurs : ex. AIX-EN-PROVENCE |
|
Intégration automatique de la ville de la personne morale liée |
Cedex/pays :
Automatisme : |
Majuscules automatiques |
|
Saisir CEDEX 1/ou saisir le nom du pays avec code postal (ex. CH 1204 SUISSE) |
Téléphone (2 champs) / Télécopie (2 champs) / Mobile
Automatisme : |
Numérotation française = Automatisme pour les séparateurs (.) : |
Exemple : |
0442377800 devient automatiquement 04.42.37.78.00. |
Numérotation étrangère : il n’y a pas d’automatisme puisque les numérotations varient selon les pays
Email + Web + Siret + APE/NAF : Idem aux personnes morales
Date de création :
Nature |
Année de création du lieu... |
Jauge salle :
Nature |
Enumération comportant trois valeurs permettant de faire des recherches sur des lieux par une jauge (moins de 400 places, de 400 à 1200 places, plus de 1200 places) |
Automatisme |
Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs |
Capacité :
Nature |
Capacité de la salle : ex. 385 places |
Acoustique :
Nature |
Acoustique du lieu |
Automatisme |
Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs |
Espace scénique :
Nature |
Dimension de la scène : ex. 36m2 ou 3x12m |
Chauffage :
Nature |
Boîte à cocher (rubrique importante pour la description des édifices religieux) |
Fosse d’orchestre :
Nature : |
Boîte à cocher |
Périodicité :
Nature : |
Périodicité des programmations (quotidien, hebdomadaire, mensuel...) |
Automatisme : |
Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs |
Période de programmation :
Nature : |
Période de programmation |
Exemple : |
de Juin à Septembre |
Automatisme : |
Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs |
Période de préparation :
Nature : |
Période de prise de décision pour la programmation |
Exemple : |
Décembre |
Automatisme : |
Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs |
Commentaires :
Nature : |
Champ texte Description de la manifestation (nombre de projecteurs, de micros...) |
Notes internes :
Nature : |
Champ texte. |
Nom usuel :
Voir chapitre |
Nom usuel |
|
Cet intitulé n’apparaîtra pas à l’édition |
Automatisme : |
Majuscules automatiques |
|
Le protocole de saisie est à respecter impérativement Pour les homonymes : faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses FEST TOMBEES NUIT (RENNES) // FEST TOMBEES NUIT (LAMPAUL) (enlever cette caractéristique dans le nom complet) |
Nom complet :
Nature : |
Déclinaison du nom usuel du lieu inscrit : |
|
FEST DANSE EMOI devient FESTIVAL DANSE EMOI |
Automatisme : |
Intégration automatique du nom usuel dans cette rubrique Possibilité de le remodeler |
Adressage et
télécommunications
Siret +APE/NAF
Idem à l’écran lieu.
Date de création :
Nature : |
Année de création d’un groupe, d’un ensemble vocal... |
Périodicité :
Nature : |
Périodicité de la manifestation (quotidien, hebdomadaire, mensuel...) |
Automatisme : |
Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs |
Période de programmation :
Nature : |
Période de programmation |
Exemple : |
de Juin à Septembre |
Automatisme : |
Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs |
Période de préparation :
Nature : |
Période de décision de la programmation : ex. (octobre pour un festival qui se déroule au mois de juin de l’année suivante) |
Automatisme : |
Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs |
Commentaires :
Nature : |
Champ texte. Description de la manifestation |
Notes internes :
Nature : |
Champ texte |
Nom usuel :
Voir chapitre |
Nom usuel |
|
Cet intitulé n’apparaîtra pas à l’édition |
Automatisme : |
Majuscules automatiques |
|
Le protocole de saisie est à respecter impérativement Pour les homonymes : faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses OUEST FRANCE (NANTES) // OUEST FRANCE (POITIERS) (enlever cette caractéristique dans le nom complet) |
Nom complet :
Nature : |
Déclinaison du nom usuel : |
|
BULLETIN INFO HIERO devient BULLETIN D’INFORMATION |
Automatisme : |
Intégration automatique du nom usuel dans cette rubrique Possibilité de le remodeler |
Adressage et télécommunications:
Siret + APE/NAF
Idem à l’écran lieu.
Périodicité :
Nature : |
Périodicité d’un média (quotidien, hebdomadaire, mensuel...) |
Automatisme : |
Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs |
Date de création :
Nature |
Année de création d’une structure, d’un media... |
Commentaires :
Nature : |
Champ texte. Description du lieu d’information ou du media |
Notes internes :
Nature : |
Champ texte |
Date d’actualisation :
Nature |
Champ au format date Cette rubrique marque la date de l’actualisation complète de la fiche |
Onglet « Mémo privé » :
Nature |
Cliquer sur l’onglet « Mémo privé ». Un espace de
saisie différencié selon le (code) utilisateur est proposé dans le fichier
des personnes morales. C’est un document au format traitement de texte (4D
Write) qui sera enregistré par défaut dans le répertoire « Rmd_np »
et ouvert automatiquement. Il permet d’enregistrer des fichiers contenant
textes et images |
Onglet Multimédia :
Nature |
L’onglet « Multimédia » donne accès à un tableau qui permet de joindre (ou de retirer) dans une liste des fichiers multimédia Les fichiers multimédia liés ne sont pas inclus à la base de données de manière à ne pas l’alourdir. La base de données contient uniquement le nom et l’adresse des éléments joints (URL). Tous les fichiers joints seront copiés dans le répertoire « médias ». Différents types de fichiers sont joignables avec des formats prédéfinis : images (gif, jpg, jpeg, png), sons (mp3), vidéos (mov, vob) ainsi que d’autres types de documents (pdf, rtf, xml, htm, html) L’exploitation des fichiers multimédia joints depuis RMD sera possible sur l’application RMD Web (visualisation des éléments, téléchargement…) RMD permet en sélectionnant un élément dans la liste des médias d’ouvrir les fichiers joints dans le logiciel correspondant à leur type : navigateur pour les fichiers HTML, etc. Particularité
sous Windows : les chemins d’accès aux logiciels doivent être connus. RMD
demandera donc de localiser le logiciel associé au fichier à ouvrir. Particularité sous MacOS : l’ouverture est automatique sous réserve que le logiciel ne soit pas unique pour un type de média, auquel cas, une fenêtre affichée par le Finder vous proposera un choix. |
Onglet « Données et Stat. »
Voir chapitre « Gestion des
enquêtes »
Les Fonctions « Boutons »
Lier &
Indexer |
Accès à un dialogue permettant de lier cette fiche à une autre (existante ou à créer) et de poser des indexations partagées entre plusieurs fiches . |
Indexer |
Accès à un format ne permettant que la saisie d’un index sans lien avec une autre fiche (utile pour l’indexation de la nature d’une personne ) |
Formation - Services – Industries - FSI
Dans ce fichier sont décrits :
Les organismes de formation : écoles de danse, de musique, collèges...
Les services d’un organisme : le service des affaires culturelles d’une mairie, le
département d’un ministère...
Les industries de la musique : les magasins de musique, les studios d’enregistrement, la facture instrumentale…
Les facteurs
d’instruments qui ont un statut d’artisan, sont décrits avec une « fiche
personne morale », une fiche « FSI » et une fiche «personne
physique »
Nom usuel :
Voir chapitre |
Nom usuel |
|
Cet intitulé n’apparaîtra pas à l’édition |
Automatisme : |
Majuscules automatiques |
|
Le protocole de saisie est à
respecter impérativement Respect du tableau des abréviations (voir chapitre des noms usuels) Pour les homonymes : faire suivre le nom usuel d’une caractéristique entre parenthèses. Ex : SCE AFF CULT (RENNES) // SCE AFF CULT (DIJON) (enlever cette caractéristique dans le nom complet) |
Nom complet :
Nature : |
Déclinaison du nom usuel du lieu inscrit : |
|
EM VALLAURIS devient ECOLE MUNICIPALE DE MUSIQUE ET DE DANSE |
Automatisme : |
Intégration automatique du nom usuel dans cette rubrique Possibilité de le remodeler |
Adressage, télécommunications
Siret + APE/NAF
Idem aux personnes morales
Année de création :
Nature : |
Année de création d’un service, d’un organisme de formation... |
Effectif Personnels :
Nature : |
Nombre de personnes d’un service, d’un organisme de formation... |
Effectif audience :
Nature : |
Nombre d’élèves, stagiaires... inscrits |
Commentaires :
Nature : |
Champ texte. Description d’un service, d’un organisme de formation... |
Notes internes :
Nature : |
Champ texte |
Date d’actualisation :
Nature |
Champ au format date Cette rubrique marque la date de l’actualisation complète de la fiche |
Onglet « Mémo privé » :
Nature : |
Cliquer sur l’onglet « Mémo privé » Un espace de
saisie différencié selon le (code) utilisateur est proposé dans le fichier
des personnes morales. C’est un document au format traitement de texte (4D
Write) qui sera enregistré par défaut dans le répertoire « Rmd_np »
et ouvert automatiquement. Il permet d’enregistrer des fichiers contenant
textes et images. |
Onglet « Données et Stat. »
Voir chapitre « Gestion des
enquêtes »
Onglet Multimédia :
Nature |
L’onglet « Multimédia » donne accès à un tableau qui permet de joindre (ou de retirer) dans une liste des fichiers multimédia Les fichiers multimédia liés ne sont pas inclus à la base de données de manière à ne pas l’alourdir. La base de données contient uniquement le nom et l’adresse des éléments joints (URL). Tous les fichiers joints seront copiés dans le répertoire « médias ». Différents types de fichiers sont joignables avec des formats prédéfinis : images (gif, jpg, jpeg, png), sons (mp3), vidéos (mov, vob) ainsi que d’autres types de documents (pdf, rtf, xml, htm, html) L’exploitation des fichiers multimédia joints depuis RMD sera possible sur l’application RMD Web (visualisation des éléments, téléchargement…). RMD permet en sélectionnant un élément dans la liste des médias d’ouvrir les fichiers joints dans le logiciel correspondant à leur type : navigateur pour les fichiers HTML, etc. Particularité
sous Windows : les chemins d’accès aux logiciels doivent être connus. RMD
demandera donc de localiser le logiciel associé au fichier à ouvrir. Particularité sous MacOS : l’ouverture est automatique sous réserve que le logiciel ne soit pas unique pour un type de média, auquel cas, une fenêtre affichée par le Finder vous proposera un choix. |
Les Fonctions « Boutons »
Lier &
Indexer |
Accès à un dialogue permettant de lier cette fiche à une autre (existante ou à créer) et de poser des indexations partagées entre plusieurs fiches |
Indexer |
Accès à un format ne permettant que la saisie d’un index sans lien avec une autre fiche (utile pour l’indexation de la nature d’une personne ) |
Contenu formation
Définition
On entend par « Contenu formation » :
- le contenu pédagogique d’une classe de conservatoire
- le contenu pédagogique d’un atelier permanent
- le contenu pédagogique d’un stage ponctuel qui se déroule régulièrement
Avertissement :
Si vous ne connaissez pas le contenu pédagogique d’une classe de conservatoire ou d’un stage, il est inutile de créer une fiche « contenu formation »
Votre fichier de départ sera celui des personnes morales (ou celui des formations, services et industries) sur lequel vous indexez les disciplines enseignées
Nom usuel :
Voir chapitre |
Nom usuel |
|
Cet intitulé n’apparaîtra pas à l’édition |
Automatisme : |
Majuscules automatiques |
|
Le protocole de saisie est à
respecter impérativement Respect du tableau des abréviations (voir chapitre des noms usuels) |
Nom complet :
Nature : |
Déclinaison du nom usuel : |
|
Ex : ADDM84 (ATV) devient ATELIER DE TECHNIQUE VOCALE |
Automatisme : |
Intégration automatique du nom usuel dans cette rubrique et possibilité de le remodeler si nécessaire |
A l’édition : |
Etant donné que le nom usuel de la formation est différent de celui de la structure de formation liée, le nom complet de la structure de formation apparaîtra |
Type de formation :
Nature : |
Précision sur le type de formation |
Automatisme : |
Cliquer deux fois sur la boite grisée pour ouvrir une liste de valeurs (cours, stage, 1er cycle...) |
Effectif élèves :
Nature : |
Nombre d’élèves inscrits |
Nb d’heures dispensées :
Nature : |
Volume horaire d’une classe, d’un atelier... |
Période de réalisation :
Nature : |
Période de réalisation de la formation. Exemple :toute l’année |
Automatisme : |
Cliquer sur la boîte grisée pour ouvrir la liste des valeurs |
Commentaires :
Nature : |
Champ texte. Description d’un contenu de formation |
Notes internes :
Nature : |
Champ texte |
Date d’actualisation :
Nature : |
Champ au format date Cette rubrique marque la date de l’actualisation complète de la fiche |
Onglet « Mémo privé » :
Nature : |
Cliquer sur l’onglet « Mémo privé ». Un espace de
saisie différencié selon le (code) utilisateur est proposé dans le fichier
des personnes morales. C’est un document au format traitement de texte (4D
Write) qui sera enregistré par défaut dans le répertoire « Rmd_np »
et ouvert automatiquement. Il permet d’enregistrer des fichiers contenant
textes et images. |
Onglet « Données et Stat. »
Voir chapitre « Gestion des
enquêtes »
Onglet Multimédia :
Nature |
L’onglet « Multimédia » donne accès à un tableau qui permet de joindre (ou de retirer) dans une liste des fichiers multimédia. Les fichiers multimédia liés ne sont pas inclus à la base de données de manière à ne pas l’alourdir. La base de données contient uniquement le nom et l’adresse des éléments joints (URL). Tous les fichiers joints seront copiés dans le répertoire « médias ». Différents types de fichiers sont joignables avec des formats prédéfinis : images (gif, jpg, jpeg, png), sons (mp3), vidéos (mov, vob) ainsi que d’autres types de documents (pdf, rtf, xml, htm, html). L’exploitation des fichiers multimédia joints depuis RMD sera possible sur l’application RMD Web (visualisation des éléments, téléchargement…). RMD permet en sélectionnant un élément dans la liste des médias d’ouvrir les fichiers joints dans le logiciel correspondant à leur type : navigateur pour les fichiers HTML, etc. Particularité
sous Windows : les chemins d’accès aux logiciels doivent être connus. RMD
demandera donc de localiser le logiciel associé au fichier à ouvrir. Particularité sous MacOS : l’ouverture est automatique sous réserve que le logiciel ne soit pas unique pour un type de média, auquel cas, une fenêtre affichée par le Finder vous proposera un choix. |
Les Fonctions « Boutons »
Lier &
Indexer |
Accès à un dialogue permettant de lier cette fiche à une autre (existante ou à créer) et de poser des indexations partagées entre plusieurs fiches |
Indexer |
Accès à un format ne permettant que la saisie d’un index sans lien avec une autre fiche (utile pour l’indexation de la nature d’une personne ) |
Liens et Index
Le fichier « Lien et Index » permet de :
- lier des fiches de différents fichiers entre elles (entre une personne morale et une personne physique, entre une personne morale et une activité...)
- indexer des informations relatives à la personne morale ou son lien avec la fiche d’un autre fichier
Les écrans de saisie des fiches « liens et index » se présentent de la manière suivante :
- la partie supérieure de l’écran (sur fond jaune) permet de créer les liens ;
- la partie inférieure de l’écran (sur fond bleu-vert) concerne les indexations
L’indexation permet de décrire une personne morale, une personne physique ou une activité de façon codifiée, normalisée. Elle permet une recherche rapide, fiable, exhaustive et pertinente des informations
La phase d’indexation est donc obligatoire
Plusieurs
zones d’indexation sont proposées (partie inférieure de l’écran de saisie
« Liens et Index ») :
Implantation :
Ouverture d’une table « région-département-ville » pour préciser l’implantation d’un organisme selon son activité
Rayonnement :
Rayonnement d’une personne morale, d’une structure ou de son activité
Activité de la personne morale &
assimilée :
Description de l’activité d’une structure, d’un organisme
Activité personne physique :
Activité d’une personne physique selon son lien ou non avec une personne morale
Domaine artistique :
Description du domaine artistique (répertoire d’un ensemble musical, une compagnie chorégraphique, d’un média...)
Discipline & instrument :
Indexation relative aux disciplines enseignées par un organisme de formation ou aux instruments pratiqués par un musicien, fabriqués par un facteur, vendus par un magasin...
Support :
Précise le support édité, conservé par une structure (ex. lieu d’information spécialisé dans les partitions)
Distinction :
Indexation relative à des agréments institutionnels (écoles agréées, scènes nationales, etc.), aux diplômes préparés par des centres de formation ou obtenus par des personnes physiques, aux affiliations à des fédérations…
Index collectif : Complément qualificatif de l’activité d’une personne morale ou physique (Ex. : Formation destinée aux « adultes », groupes « professionnels », etc.)
Mot clé interne :
Indexation relative aux différents besoins internes des membres du réseau (destinataire du bulletin d’information d’une ADDM, membre du Conseil d’administration d’une ARDM, etc.)
Les liens permettent de lier
entre elles des fiches de différents fichiers
Pour lier et indexer les fiches, voir schéma ci-dessous :
Indexer
Accès
à un format permettant la saisie d’un index sans lien avec une autre fiche
Lier
et indexer
Accès à un dialogue permettant de lier cette fiche à une autre (existante ou à
créer) et de poser des indexations partagées entre plusieurs fiches
L’opération « lier et indexer » renvoie vers un format unique pour tous les fichiers, seul le champ dans la première partie (jaune) change en fonction du fichier à lier
Par exemple, pour lier une fiche « artiste » à une fiche « personne morale », ce champ prendra la valeur « Artiste »
Si on veut lier et indexer une personne physique, l’écran à saisir est comme ci-dessous :
Tous les écrans de saisie des fichiers principaux portent un onglet dédié aux « liens & index »
Pour un accès unitaire, double cliquer sur la fiche en question
Pour un accès global, utiliser le bouton « modifier liens & index ». Une fenêtre s’ouvre et permet de modifier les fiches avec les fonctions suivant / précédent, d’effacer un lot de fiches en une opération :
Personne morale & assimilée :
Nature : |
Lien avec une fiche personne morale. Création d’une fiche personne morale par son nom usuel ou rappel de la fiche |
Personne physique :
Nature : |
Lien avec une fiche personne physique. Création d’une fiche personne physique par son nom usuel ou rappel de la fiche |
Automatisme : |
Majuscules automatiques |
Avertissement : |
Saisie du patronyme suivi du prénom (exemple : Dupont Pierre) Si la fiche n’existe pas un message apparaît et vous propose de créer la fiche en cliquant sur OK. Vous devez accéder au fichier « personne physique » |
Adressage de la personne physique :
Destinataire (adresse automatique) : En
cochant cette rubrique, vous déclarez que la personne physique, liée à une
personne morale ou à son activité, est destinataire par défaut des courriers de
la personne morale ou de son activité
Est référencé comme contact : En
cochant cette rubrique, vous déclarez que la personne physique, liée à une
personne morale ou à son activité, est un contact (pour les éditions de
listes). Seules les fiches personnes physiques cochées en tant que
« contact » seront exportées vers RMD Partenaire et RMD Web
Adresse professionnelle de base: En cochant cette rubrique, les courriers seront adressés à l’adresse professionnelle de la personne physique
Adresse professionnelle de l’activité : Permet de gérer parmi plusieurs adresses professionnelles l’adresse selon l’activité de la personne physique
Titre de la personne physique selon son
lien avec une personne morale ou une activité
Fonction-titre de ce lien : Champ texte. Saisie de la fonction de la personne physique selon son lien (cette fonction apparaîtra à l’édition)
Titre usuel (courrier) : Enumération.
Titre qui apparaîtra à l’édition d’un mailing précédé de la politesse saisie
dans la fiche personne physique (ex :
« le Directeur ». A l’édition d’un courrier, cette valeur sera
précédée par « Monsieur » ce qui affichera « Monsieur le
Directeur »)
Artiste :
Nature : |
Lien avec une fiche « Artiste ». Création d’une fiche « Artiste » par son nom usuel ou rappel de la fiche |
Diffusion – Information :
Nature : |
Lien avec une fiche « Diffusion-Information ». Création d’une fiche « Diffusion-information » par son nom usuel ou rappel de la fiche |
Contenu - Formation :
Nature : |
Lien avec une fiche « Contenu-Formation ». Création d’une fiche « Contenu-Formation » par son nom usuel ou rappel de la fiche |
Formation - Service - Industrie
:
Nature : |
Lien avec une fiche « Formation-Service-Industrie ». Création d’une fiche « Formation-Service-Industrie » par son nom usuel ou rappel de la fiche |
Instrument (Orgue) :
Nature : |
Lien avec une fiche
« Orgue ». Création d’une fiche « Orgue » par son nom
usuel ou rappel de la fiche |
N° Enregistrement Centre info :
Nature : |
Enregistrement d’informations pour l’IRMA en cliquant sur le + . Cette fonction permet d’accéder au registre de l’IRMA ou d’un autre centre (Nomenclature) ou rappeler une fiche déjà créée |
|
Le - supprime le lien entre la fiche « liens et index » et le registre |
Références artistiques selon le genre :
Nature : Exemple : |
Informations concernant les références artistiques des structures de diffusion Références concernant la programmation « rock » d’un lieu de diffusion à la différence de celles concernant la programmation « danse » |
Automatisme : |
Ouverture de tables de pré-remplissage |
Les
fonctions « Boutons »
Mémoriser les valeurs de la fiche (copier) |
|
Remplir la fiche avec les valeurs mémorisées (coller) |
|
Décliner la page courante à partir des valeurs indiquées (via un dialogue de désignation de n valeurs à utiliser) sur l’indexation sélectionnée |
|
Supprimer enregistrement |
|
Enregistrement précédent |
|
Enregistrement suivant |
|
Ouvrir l’historique de saisie |
|
Annuler |
|
Valider |
Instrument
(fichier permettant la description des orgues)
Remarque
préliminaire
Dans le cadre de la mission de valorisation du patrimoine organistique et de recensement des orgues confiée par le Ministère de la Culture aux Associations Régionales et Départementales de Développement Musical et Chorégraphique, la Direction de la Musique et de la Danse à missionné l’ARCADE afin de développer un outil informatique de gestion de l’information de ce domaine musical
Un fichier « Instrument » a été intégré à cet effet à la base de données informatique « Réseau Musique et Danse »
Ce fichier permet donc de décrire uniquement les orgues
Un cahier des charges à été réalisé par Jean-Robert CAIN, conseiller pour les orgues auprès du Président du Conseil Régional de Provence-Alpes-Côte d’Azur, ainsi que par Jean-Louis BATTISTETTI, responsable du Centre d’information et de documentation de l’ARCADE PACA
Ce document a été validé le 25 mars 1996 au salon Musicora (salon de la musique) à Paris par un comité de pilotage initié par la Direction de la Musique et de la Danse et composé de :
Jean-Robert CAIN |
Ancien conseiller pour les
orgues auprès du Conseil Régional de PACA |
Jean-François DRIANT |
Conseiller pour la Musique
et la Danse à la DRAC Rhône-Alpes |
Michelle GUERITEY |
Ancien chargé de mission à
l’ARDIM Rhône-Alpes Fédération Française des
Amis de l’Orgue (FFAO) |
Christian LUTZ |
Chargé de mission à
l’ASSECARM Lorraine |
Loïc METROPE |
Direction du patrimoine /
Ministère de la Culture |
Dominique SICOT |
Ancien responsable des
orgues à la Direction de la Musique, de la Danse du Théâtre et des Spectacles
/ Ministère de la Culture |
Ouverture
du fichier
Nom usuel :
Nature : |
Rubrique permettant la création d’un lien avec une fiche provenant d’un autre fichier de la base et une recherche rapide sur l’intitulé d’un orgue |
Exemple : |
ORGUE EGLISE
ND ASSOMPTION (ST TROPEZ) |
Nom complet :
Nature : |
Intitulé exact de l’orgue. Cet intitulé apparaîtra à l’édition d’une monographie |
Exemple : |
ORGUE DE
L’EGLISE NOTRE-DAME DE L’ASSOMPTION |
Nom du Lieu :
Nature : |
Lieu dans lequel se trouve l’orgue (église, conservatoire, particulier...) |
Automatisme : Remarque : |
Il est possible d’accéder directement au fichier « Liens et Index » afin de lier l’orgue à un lieu et de classer les informations relatives au lieu à l’aide du bouton Le bouton « Lier et indexer » donne accès à
un menu déroulant, qui propose l’indexation et la liaison de l’instrument à
un lieu, un organiste, un facteur … Un orgue étant naturellement lié à un lieu, il convient de créer dès ce niveau de saisie un lien avec une fiche lieu |
Création d’un lien avec une fiche lieu
Exemple d’un lien entre un orgue et un lieu :
En liant l’orgue au lieu où il se trouve (ici l’église Notre-Dame de l’Assomption de Saint-Tropez), l’adresse de ce lieu sera automatiquement reproduite sur la fiche de l’orgue
En ce qui concerne la création de la fiche lieu, voir la partie traitant des lieux dans le chapitre « Diffusion-Information »
Retour au fichier « Instrument »
Adressage et télécommunications :
Nature : |
Adresse du lieu où se trouve l’orgue |
Automatisme : |
Intégration automatique de la zone d’adressage saisie dans la fiche "lieu" liée |
Année de construction :
Nature : |
Date de construction de l’instrument |
Année de la dernière restauration
Nature : |
Date à préciser. |
Style :
Automatisme : |
Enumération proposant cinq valeurs : |
|
- Baroque |
|
- Classique |
|
- Contemporain |
|
- Italien |
|
- Romantique |
Emplacement :
Nature : |
Situe l’orgue dans l’église |
Automatisme : |
Cliquer sur la boîte grisée pour obtenir une liste d’énumérations : |
|
- Au sol |
|
- Dans le chœur |
|
- Dans le clocher |
|
- Dans le transept |
|
- En nid d’hirondelle |
|
- En tribune |
|
- Mobile |
|
- Sur une estrade |
Etat actuel :
Nature : |
Situe l’état de fonctionnement de l’orgue |
|
Automatisme : |
Enumération proposant huit valeurs : |
|
|
- A l’abandon |
|
|
- Besoin de restauration |
|
|
- Bon |
|
|
- Etat de marche |
|
|
- Excellent |
|
|
- Injouable |
|
|
- Médiocre |
|
|
- Moyen |
Protection de l’orgue :
Automatisme : |
Enumération proposant quatre valeurs : |
|
- classé monument historique |
|
- en instance de classement |
|
- inscrit à l’inventaire |
|
- non protégé |
Remarque : |
Possibilité de rajouter des dates et un commentaire relatif à la protection |
Protection du buffet :
Automatisme : |
Enumération proposant trois valeurs : |
|
- classé monument historique |
|
- inscrit à l’inventaire |
|
- non protégé |
Remarque : |
Possibilité de rajouter des dates et un commentaire relatif à la protection |
Commentaires :
Nature : |
Champ texte permettant la saisie d’informations diverses ne nécessitant pas de liens avec d’autres fichiers |
Exemple : |
Détenteur de la clé = M. le Curé |
Bouton Lier et indexer :
Nature : Permet de lier et d’indexer des informations relatives à l’instrument
Automatisme : Menu déroulant proposant la création de liens avec :
|
- le lieu dans lequel se trouve l’instrument - la personne morale ou physique propriétaire de l’orgue (une mairie, une école de musique,...) - la personne morale ou physique ayant en charge la gestion de l’orgue - la personne physique détentrice de la clé permettant l’accès à l’orgue - les organistes titulaires de l’orgue - les organistes - le facteur ayant créé l’instrument - le facteur chargé de l’entretien de l’instrument |
En cliquant sur l’une de ces valeurs, les indexations relatives à celle-ci seront créées automatiquement
Cliquer sur l’onglet « Historique & Doc »
Origine-Histoire :
Nature |
Champ texte : saisie de l’historique et des interventions successives réalisées sur l’orgue |
Automatisme |
En cliquant sur la boîte grisée, vous pouvez accéder à des zones de pré-remplissage relatives à une certaine présentation |
Documentation :
Nature |
Champ texte : saisie des ouvrages, phonogrammes, films... réalisés autour de l’orgue |
Automatisme |
En cliquant sur la boîte grisée, vous pouvez accéder à des zones de pré-remplissage relatives à une certaine présentation |
Cliquer sur l’onglet Buffet et Compo
Description du buffet :
Nature |
Champ texte permettant la saisie du descriptif du buffet |
Automatisme |
En cliquant sur la boîte grisée, vous pouvez accéder à des zones de pré-remplissage relatives à une certaine présentation |
Partie instrumentale :
Nature |
Synthèse des informations relatives à la partie instrumentale |
Automatisme |
Remplissage automatique de cette zone à partir des informations saisies dans l’écran « Description de l’instrument » (cf. page suivante) |
Création d’un « Descriptif de l’instrument »
En cliquant sur le bouton « Descriptif complet… », on obtient une description de l’instrument qui est le développement de la zone « Partie instrumentale » de l’écran Buffet et Composition
Dans l’exemple suivant figure le descriptif qui a déjà été saisi :
Si vous êtes en cours de création d’une fiche « orgue », la zone « partie instrumentale » sera vide. Il vous faut en effet créer vous-même le descriptif instrumental de l’orgue en cliquant sur le bouton « Générer... » qui va vous permettre de créer le descriptif de l’orgue
Cet écran vous permet de sélectionner les éléments qui vont constituer le descriptif de l’orgue
Type d’élément :
Automatisme : |
Enumération proposant plusieurs possibilités de saisie relatives à la partie instrumentale : |
|
- Accessoires |
|
- Composition (actuelle) |
|
- Composition à l’origine |
|
- Console |
|
- Diapason |
|
- Sommier |
|
- Soufflerie |
|
- Transmission |
|
- Tuyauterie |
Clavier :
Automatisme : |
Enumération proposant vingt-sept valeurs : Basses, Bombarde, Brustwerk, Choir, Clavier, Dessus, Echo, Grand-Chœur, Grand-Orgue, Grande Pédale, Great, Jeux de concert, Kronwerk, Oberwerk, Pectoral, Pédalier, Petite Pédale, Polyphone, Positif, Positif de dos, Positif intérieur, Récit, Résonance, Ripieno, Solo, Stromenti, Swell |
N° du clavier :
Automatisme : |
Enumération proposant six valeurs : I, II, III, IV, V, VI |
Les Fonctions « BOUTONS »
Placer |
Permet de placer un élément sélectionné dans la fenêtre de gauche, vers la fenêtre « Jeux sélectionnés » à droite |
Retirer |
Permet de retirer un des éléments placés dans la fenêtre « Jeux sélectionnés » |
Ajouter |
Permet d’ajouter une valeur « Jeux » manquante dans la fenêtre de droite. |
Annuler |
Ne valide pas la fiche qui vient d’être saisie |
Générer le clavier |
Validation de la fiche et retour à l’écran « description de l’instrument » |
Une fois que la liste du descriptif de l’instrument est créée, il est possible, dans ce cinquième écran de saisie, d’apporter un complément de descriptif à chaque jeu
Il existe deux
possibilités pour atteindre cet écran à partir de l’écran du descriptif de
l’orgue :
1. Pour compléter le descriptif d’un jeu : cliquer deux fois sur l’élément que vous souhaitez compléter
2. Pour ajouter un élément : cliquer sur le bouton « Ajouter »
Type d’élément :
Automatisme : |
- s’il s’agit d’un complément d’information : intégration automatique de la valeur sélectionnée dans la même rubrique - s’il s’agit d’un ajout : énumération proposant neuf possibilités de saisie relatives à la partie instrumentale |
|
- Composition |
|
- Composition à l’origine |
|
- Accessoires |
|
- Console |
|
- Transmission |
|
- Sommier |
|
- Tuyauterie |
|
- Soufflerie |
|
- Diapason |
N° du clavier :
Automatisme : |
- s’il s’agit d’un complément d’informations : intégration automatique de la valeur sélectionnée dans la même rubrique de l’écran 2 - s’il s’agit d’un ajout : énumération proposant six valeurs : I, II, III, IV, V, VI |
Clavier :
Automatisme : |
- S’il s’agit d’un complément d’information intégration automatique de la valeur sélectionnée dans la même rubrique de l’écran 2. - S’il s’agit d’un ajout : énumération proposant vingt sept valeurs : Basses, Bombarde, Brustwerk, Choir, Clavier, Dessus, Echo, Grand-Chœur, Grand-Orgue, Grande Pédale, Great, Jeux de concert, Kronwerk, Oberwerk, Pectoral, Pédalier, Petite Pédale, Polyphone, Positif, Positif de dos, Positif intérieur, Récit, Résonance, Ripieno, Solo, Stromenti, Swell |
Expressif :
Automatisme : |
Bouton affichant la caractéristique « expressif » dans le champs commentaire |
|
Il s’agit d’une clé de
recherche |
Jeux du Clavier :
Automatisme : |
- S’il s’agit d’un complément d’information : |
|
intégration automatique de l’élément sélectionné sur l’écran « Descriptif de l’instrument » |
|
- S’il s’agit d’un ajout : cliquer deux fois sur la boîte grisée pour afficher une liste de valeurs, et cliquer deux fois sur la valeur souhaitée afin qu’elle s’inscrive automatiquement sur la fiche |
|
- la commande « Modifier » vous permet de modifier une valeur déjà entrée |
|
- la commande « Ajouter » vous permet d’ajouter une nouvelle valeur |
Hauteur :
Nature : |
Hauteur du jeu |
Exemple : |
bourdon 8 |
Commentaire :
Nature : |
Champs texte permettant la saisie d’un commentaire pour chaque jeu ou pour le descriptif des différents éléments (accessoire, tuyauterie...) |
N° d’ordre de l’élément :
* Possibilité de classer chaque jeu avec un numéro d’ordre dans la liste éditée
* Notation automatique, modifiable en cas d’oubli
Registre IRMA
Le fichier « Registre IRMA » est destiné à adapter des informations contenues dans RMD au format des fiches de l’IRMA
L’impression d’une liste de fiches extraites du « Registre IRMA » n’est possible que par la commande « monographie » (voir le chapitre traitant des éditions), qui imprime directement (sans affichage d’un aperçu) les fiches au format IRMA
Le fichier « Registre IRMA » correspond à une nomenclature spécifique. Le fonctionnement des autres informations est identique à celui décrit précédemment dans les autres fichiers
Si vous devez enregistrer pour l’IRMA une fiche personne morale, personne physique, diffusion-information, formations-service-industrie ou artiste, il est recommandé de commencer la saisie par le fichier « Registre IRMA »
Vous pouvez cependant enregistrer des informations pour l’IRMA à partir de n’importe quel fichier (cette procédure doit être réalisée avec beaucoup de précaution)
Fiche type :
Nature : |
Nomenclature de l’IRMA |
Automatisme : |
En tapant le code, affichage automatique de l’intitulé et du code consultation |
Consultation :
Nature : |
National (Nat) ou Régional (Rég) |
Automatisme : |
Affichage automatique avec le numéro de fiche type saisi précédemment |
Département :
Nature : |
Désigne le département d’implantation |
N° d’enregistrement :
Nature : |
Numéro attribué par l’IRMA selon l’activité d’une personne morale. |
|
Ce numéro est connu par les correspondants l’année suivant la création d’une fiche |
|
Il permet également de créer les liens entre les fiches |
Automatisme : |
En création de fiche, l’application attribue automatiquement un numéro provisoire précédé par * et qui pourra être modifié dès que le numéro attribué par l’IRMA sera connu |
Avertissement : |
Le numéro d’enregistrement permet les liens entre les fiches Par conséquent, il est obligatoire et doit être modifié avec précaution |
Etat IRMA :
Nature : |
Etat de la fiche pendant l’année en cours (création, modification, annulation), à envoyer ou envoyée cette année à l’IRMA |
Automatisme : |
Enumération avec valeurs |
Prochain état :
Nature : |
Modification ou annulation d’une fiche après envoi à l’IRMA |
Exemple : |
Une fiche peut être en création en 1999 (champs « Etat IRMA » précédent), puis en modification pour l’Officiel 2000 |
|
La dissociation des deux rubriques permet de rechercher les fiches qui ont été envoyées à l’IRMA en création tout en préparant le travail de modification pour l’année suivante |
Officiel du Rock :
Nature : |
Réservé au correspondant de l’IRMA en région : intégration ou non d’une fiche à l’Officiel |
CIR :
Nature : |
Boîte à cocher. Fiche destinée au Centre Info Rock |
CIJ :
Nature : |
Boîte à
cocher. Fiche destinée au Centre Info Jazz |
CIMT :
Nature : |
Boîte à
cocher. Fiche destinée au Centre Info Musiques Traditionnelles |
Pour indexer et lier vos informations, cliquer sur le bouton « Lier et Indexer » de l’écran de saisie du fichier « Registre IRMA »
Les procédures de lien et d’indexation sont identiques à celles décrites précédemment dans ce guide. Il faut par contre dissocier les références de programmation d’un organisateur de spectacles relatives aux musiques actuelles (intéressant l’IRMA) de celles relatives à d’autres domaines artistiques (musique classique, danse...)
Avertissement :
L’enregistrement à l’IRMA peut être effectué à partir d’un autre fichier en cliquant sur le + de la zone « Enregistrement IRMA » sur une fiche « Lien et Index »
- Si la fiche de départ n’est pas enregistrée à l’IRMA, cliquer sur « ajouter une référence » et il sera possible de créer une fiche IRMA
- Si la fiche de départ est déjà répertoriée à l’IRMA sous un ou plusieurs numéros de fiche type, cliquer sur la référence proposée à l’écran et cliquer sur le bouton « référencer »
Dans l’exemple suivant, un lien entre Kif Kif Production et Bernard DURAND à été créé.
En cliquant sur le + de la zone « Enregistrement IRMA », les références concernant Kif Kif Production déjà enregistrées pour l’IRMA apparaissent
Il est donc possible de référencer Bernard DURAND en sélectionnant une des références proposées (en cliquant sur « Référencer ») ou d’en ajouter une à l’aide du bouton « ajouter une référence »
Recherche
simplifiée
A l’ouverture de la base, dans le menu « Fichier » figure une sélection « Recherche simplifiée » à partir de laquelle on obtient le dialogue ci-dessous :
Ce dialogue permet d’accéder à un écran de recherche via le bouton « Chercher »
Les
fonctions « boutons »
Dans toute la base de données Dans le fichier principal seulement |
Oriente la recherche sur le fichier actif ou sur toute la base |
Plus de critères |
La recherche simplifiée bascule sur l’écran de recherche standard |
Annuler |
Annule la recherche |
Chercher |
Lance la recherche |
Le module de recherche s’ouvre en
sélectionnant le bouton à partir du format de liste principal, ou en
sélectionnant « Chercher » dans le menu « Sélection »
(raccourci clavier
Ctrl + R -PC ; "pomme" + R Mac)
Nom usuel :
Nature : |
Nom usuel de la personne morale ou physique, ou de l’activité à rechercher |
|
Les boutons à cocher « égal » ou « différent » proposent soit de rechercher la/les fiche(s) du nom usuel affiché, soit d’exclure la/les fiche(s) correspondant à ce nom. |
Remarque : |
Il est important de bien connaître l’orthographe du nom usuel afin que l’application puisse retrouver la ou les fiches recherchées. |
|
Il est toutefois possible de n’entrer que les premières lettres de ce nom, ce qui permet de rechercher tous les termes commençant par ces lettres. |
Exemple : |
Entrer "DUPON" pour rechercher les "DUPOND" et DUPONT" |
Zone d’indexation :
Nature : |
Recherche sur les diverses valeurs d’indexation |
Automatisme |
Affichage de listes des valeurs d’indexation par table |
Zone « Champ de la recherche » :
Nature : |
Boutons permettant d’orienter la recherche sur toute la base, sur le fichier actif, ou sur une sélection de ce fichier |
Zone « Filtres pour les indexations » :
Nature : |
Boîtes à cocher permettant d’affiner la recherche |
||
Les valeurs indiquées sont : |
|
|
|
- Sur une même page d’index : |
Restreint la recherche aux fiches dont toutes les valeurs sollicitées sont saisies sur une même fiche d’indexation et non pas sur plusieurs fiches d’indexations liées entre elles |
|
|
- Vérifiées simultanément « et » : |
Case à cocher permettant d’effectuer une recherche multi-critères sur plusieurs valeurs |
|
|
Exemple : |
implantation et activité et genre |
|
|
|
Si cette case n’est pas cochée, la recherche s’effectuera sur les valeurs indépendamment les unes des autres |
|
|
Exemple : |
implantation ou activité ou genre |
|
|
- Valeur Stricte / Avec Valeurs dépendantes : |
Boutons à cocher permettant de rechercher soit avec : - uniquement le terme sélectionné (ex : « cor ») - le terme et ses descendants (ex : « cor d’harmonie » + « cor d’orchestre ») |
||
- Avec valeurs supérieures (recherche moins précise) : |
Case à cocher permettant d’étendre la recherche à la valeur directement supérieure dans la hiérarchie de la nomenclature |
||
Exemple : |
Si cette case est cochée lors d’une recherche sur l’indexation « guitare » dans la table « discipline / instrument », les fiches indexées « cordes pincées » apparaîtront également |
||
Les filtres de recherche pour les indexations sont paramétrables par défaut dans les préférences utilisateurs
Recherche sur le code
INSEE :
Au niveau de la table « implantation », cocher « via INSEE » et sélectionner le/les enregistrements souhaités. La recherche portera sur le(s) codes INSEE correspondants à ces enregistrements
LES FONCTIONS « BOUTONS »
Figer la liste |
Fige la liste de recherche |
Charger |
Permet de charger un fichier de recherche mémorisé |
Enregistrer |
Permet d’enregistrer la recherche dans un fichier |
Données / Stats des
enquêtes |
Permet la recherche sur les enquêtes |
Autres critères |
Ouvre un second format de recherche (voir plus loin) |
Annuler |
Annule la recherche |
Chercher |
Lance la recherche |
Critères du
descriptif instrument |
Ouvre un format de recherche spécifique aux orgues N’apparaît qu’à partir du fichier « Instrument » |
Ce format s’obtient en cliquant sur le bouton « Autres critères » du format précédent
Cet écran permet d’orienter la recherche, non plus sur les indexations des fiches, mais directement à partir des rubriques des intitulés des champs des fiches (nom, adresse...)
Editeur de recherche :
Automatisme : |
Affiche les formules de recherche en cours |
Liste des champs :
Nature : |
Enumération des champs sur lesquels une recherche peut être fondée |
|
|
Cliquer deux fois sur un de ces champs le place dans la zone « Editeur de recherche » |
|
Remarque : |
ces champs correspondent aux trois tables proposées dans le menu déroulant : |
|
- Table courante : énumération des champs propres au fichier actif sans les champs indexés - Tables liées : Tous les champs de la base sauf les champs indexés - Toutes les tables : énumération de tous les champs indexés de tous les fichiers |
|
|
Comparaison :
Nature : |
Enumération des formules définissant la recherche |
|
Cliquer deux fois sur une de ces formules pour la placer dans la zone « Editeur de recherche » |
Valeur :
Nature : |
Champ alphanumérique |
|
Entrer la valeur souhaitée afin de compléter la définition de la recherche |
Les fonctions « Boutons »
Et |
Opérateur d’intersection : cumule plusieurs critères de recherche (affine la recherche) |
Ou |
Opérateur d’union : crée un choix de critères (étend la recherche) |
Sauf |
Opérateur d’exclusion : exclue un critère |
Tout suppr. |
Supprime toutes les formules affichées dans la zone « Editeur de recherche » |
Supprimer |
Supprime la formule sélectionnée dans la zone « Editeur de recherche » |
Insérer |
Insère une formule à l’endroit souhaité dans l’éditeur de recherche |
Ajouter |
Ajoute une formule dans l’éditeur de recherche avec « et » pour valeur automatique (possibilité de sélectionner ensuite « ou » et « sauf ») |
Enregistrer |
Enregistre la recherche |
Charger |
Ouvre une recherche préalablement sauvegardée |
Annuler |
Annule la recherche |
Chercher dans la
sélection |
Effectue la recherche dans une sélection |
Rechercher |
Effectue la recherche dans le fichier actif |
La base permet d’effectuer une recherche sur plusieurs critères d’indexation : activité de la personne morale ou physique, genre musical...
Exemple : Suite à la requête présentée ci-contre apparaîtront toutes les fiches des groupes ou ensembles de rock implantés dans le département de la Creuse |
Cette case à cocher active un masque de saisie dans lequel il est possible d’orienter la recherche sur plusieurs valeurs au sein de la même table d’indexation
Cette possibilité ne se combine pas avec une recherche multicritères (procéder par recherches successives). L’illustration suivante présente une recherche sur deux valeurs (musique romantique et musique classique) au sein de la même table d’indexation (ici « domaine artistique »)
Il est ensuite indiqué sur le module de recherche que deux valeurs ont été sélectionnées pour la table « Domaine artistique » :
A noter que la recherche multi-valuée ne permet pas de mener une recherche multicritères, la seule méthode offerte étant d’effectuer une recherche successive : d’abord multi-valuée, puis rechercher d’autres critères dans la sélection obtenue
Dans le module de recherche, dans la zone « Champ de la recherche » il est proposé d’orienter la recherche dans la base, le fichier actif (sélectionné par défaut à l’ouverture du module), une sélection de ce fichier
Méthode permettant d’effectuer
une recherche sur plusieurs fichiers :
1. entrer la valeur correspondante à vos critères de recherche,
2. dans « Champ de la recherche », sélectionner le bouton correspondant à la base,
3. dans la liste apparaissant à gauche, sélectionner les fichiers dans lesquels vous souhaitez orienter la recherche (le fichier actif est automatiquement sélectionné),
4. lancer la recherche
Exemple : l’illustration ci-dessus présente une recherche sur l’indexation « musique » en domaine artistique afin de rechercher les artistes musiciens (fichier « Artistes » coché), les salles et festivals diffusant de la musique et les lieux d’information traitant la musique (fichier « Diffusion-information » coché)
Les liens créés entre les fiches permettent de propager une recherche sur plusieurs fichiers
Exemple : Recherche des professeurs (fichier « Personnes physiques ») des écoles municipales de musique (fichier « Formation-service-industrie »)
1. Rechercher, dans le fichier « Formation-Services Industries », toutes les écoles municipales de musique |
2. Mémoriser la liste obtenue
3. Cliquer sur le bouton afin d’ouvrir un autre fichier.
4. Sélectionner le fichier des personnes physiques puis cliquer sur le bouton « Fiches liées à celles de la liste courante ». |
La liste de personnes physiques obtenue n’est pas celle des professeurs liés aux écoles de musique municipales, mais la liste de toutes les personnes liées à ces établissements (directeurs, contacts, enseignants,...)
Il faut donc restreindre cette liste de personnes physiques à celle des professeurs uniquement
5. Rechercher dans cette liste les professeurs de musique Cocher le bouton « Sélection » dans la zone « Champ de la recherche » afin de restreindre la recherche à la liste précédente. |
La liste ainsi obtenue sera la liste des professeurs de musique exerçant dans les écoles municipales de musique
Les sélections
Il est possible d’enregistrer et de nommer des listes de fiches sélectionnées en utilisant la commande « Nommer la sélection » du menu « Sélection »
Ainsi, le résultat d’une recherche peut être enregistré afin d’être utilisé plus tard à l’aide de la commande « Ouvrir une sélection » du menu « Sélection »
Exemple : Les musiciens des harmonies, batteries-fanfares (HBF) sont fréquemment recherchés. Plutôt que d’effectuer à chaque fois une recherche sur les HBF puis de rechercher les personnes physiques liées et enfin de restreindre cette liste de personnes aux musiciens, il sera plus rapide d’ouvrir une sélection préalablement enregistrée
Remarques :
Dans le logiciel, les fiches sont numérotées. La sélection mémorise uniquement les numéros des fiches et non leur contenu
L’enregistrement de cette série de numéros présente l’avantage « d’appeler » les fiches et donc de les voir apparaître telles qu’elles ont été validées lors de leur dernière modification
En revanche, les sélections sont caduques après une fusion de datas : les numéros ne désigneront plus les mêmes fiches
C’est la raison pour laquelle les sélections ne sont fiables qu’à très court terme et sont à utiliser pour une tâche précise puis à supprimer ensuite
Il est important de rappeler que lors de l’ouverture d’une sélection, il faut d’abord ouvrir le fichier correspondant à la sélection
Exemple : pour ouvrir la sélection des musiciens d’harmonie, se placer sur le fichier des personnes physiques
Enfin, les nouvelles fiches saisies ne se retrouvent évidemment pas dans les sélections enregistrées
La commande « Combiner des sélections » du menu « Sélection » permet d’effectuer des croisements de deux sélections préalablement enregistrées
Charger A |
Charge une sélection préalablement enregistrée |
Charger B |
Charge une sélection préalablement enregistrée |
Réunion A + B |
Affiche la totalité des fiches des deux sélections |
Différence A - B |
Affiche les fiches du groupe A qui ne sont pas communes avec le groupe B Exemple : rechercher les maires (A) qui ne sont pas conseillers généraux (B) |
Intersection |
Affiche les fiches communes aux deux sélections chargées Exemple : rechercher tous les maires qui sont aussi conseillers généraux |
Différence B - A |
Affiche les fiches du groupe B qui ne sont pas communes avec le groupe A Exemple : rechercher les conseillers généraux (B) qui ne sont pas maires (A) |
Nommer la liste résultat… |
Enregistre le résultat obtenu sous la forme d’une sélection |
Les
éditions
Le logiciel RMD intègre un module de traitement de texte permettant d’obtenir des éditions sous forme d’étiquettes, de listes, de tableaux et de monographies
Ces éditions s’obtiennent, à partir du format liste d’un fichier, à l’aide du menu « Documents »
La liste standard est un format d’édition prédéfini grâce auquel il est possible d’éditer une liste de fiches sélectionnées
Il est possible d’apporter un titre à la liste et d’y joindre :
- la liste des contacts d’une structure ou d’un ensemble artistique
- les informations saisies en « commentaires »
- les indexations des fiches concernées
Titre du Document :
Nature : |
Zone texte permettant de faire apparaître un titre au sommet de la liste |
Joindre les indexations :
Nature : |
Liste des indexations que l’on souhaite voir apparaître sur la liste |
Contenu de la liste :
Nature : |
Boîtes à cocher permettant d’afficher un complément d’information : |
|
Exemple : contact(s) : Dupond Gilles / Implantation : Puy-de-Dôme / Activité(s) : salle polyvalente, etc... |
|
Insérer la zone commentaire : possibilité d’éditer les commentaires saisis |
|
Joindre la liste des contacts : possibilité de faire apparaître la liste des personnes physiques liées et indexées comme contacts |
Filtres :
Nature : |
Boîtes à cocher permettant d’afficher ou non un complément d’indexation |
|
Réduire aux index issus de la recherche préalable : fonction permettant, suite à une recherche, de ne faire apparaître que les indexations issues de la recherche |
|
Exemple : suite à une recherche sur les écoles de musique apparaissent également les écoles de musique et de danse. En cliquant sur cette boîte, seule l’activité « école de musique » apparaîtra, sinon toutes les activités de la structure figureront sur la liste |
|
Ne pas réduire la liste des contacts : lorsque la fonction « Réduire aux index issus de la recherche préalable » est activée, la liste des contacts est également réduite à cette recherche Le fait d’activer la fonction « ne pas réduire la liste des contacts » permet de faire figurer toutes les personnes physiques liées en tant que contact lorsque la fonction précédente est sélectionnée |
Adresses évaluées selon la fonction :
Bouton permettant d’accéder à un dialogue qui permet d’orienter le choix de la sélection :
· utiliser l’adresse par défaut (soit l’adresse professionnelle, soit l’adresse professionnelle qui se distingue de l’adresse professionnelle de la fonction)
· utiliser l’adresse de la fonction
Annuler : Annule l’édition de la liste
Imprimer : Imprime la liste (possibilité d’afficher un aperçu avant l’impression)
Les monographies sont des formats d’édition dans lesquels il est possible de créer des modèles de présentation des informations
La création d’un modèle ou matrice, permet de sélectionner les informations qui seront éditées et d’obtenir une mise en page originale
Les informations peuvent être ensuite soit directement imprimées ou être enregistrées sous un fichier informatique sous un format spécifique à 4D Write. Vous pouvez donc ouvrir la monographie par le traitement de texte afin d’y apporter d’éventuelle modification concernant la présentation, la typographie...
En premier lieu, faire la recherche des fiches qui apparaîtront dans votre monographie.
Une fois la liste obtenue, aller dans le menu « Documents » puis sélectionner « Monographie » ou cliquer sur le bouton :
Titre du document :
Nature : |
Zone texte permettant de faire apparaître un titre au sommet de la monographie |
Choix de la matrice d’édition :
Nature : |
Sélection d’un format pré-enregistré |
Automatisme : |
Menu déroulant affichant la liste des formats pré-enregistrés |
Sélectionner la matrice dans le champ « Matrice d’édition »
Cliquer sur le bouton « enregistrer ». Nommer le fichier qui contiendra la monographie ainsi créée, et enregistrée dans le dossier « RMD_write » par défaut
NB : Si vous cliquer sur « enregistrer sous », vous avez la possibilité de choisir l’emplacement du fichier exporté
Indiquez le nom et choisissez le format du fichier exporté
Vous pouvez convertir directement la monographie au
format « rtf » en sélectionnant l’option « Texte
avec typographie » dans le type de format. Le fichier ainsi créé pourra
être lu par un logiciel de traitement de texte standard type Word / Claris...
Vous pouvez également via le menu « Documents » puis « Traitement de texte » retravailler directement la monographie avec le traitement de texte 4D Write intégré au logiciel
Cliquer dans la barre « Ajouter-modifier… »
La liste détaillée des monographies disponibles est affichée Cet écran permet : - d’importer une matrice préalablement enregistrée - d’exporter une des matrices issues de cette liste - de créer une matrice et de l’ajouter à la liste (voir plus loin) - de revenir à l’écran principal |
Vous pouvez modifier une matrice déjà existante en double-cliquant sur
la ligne correspondante
Cliquer sur
« Ajouter-modifier… » puis « Ajouter ». Un modèle vierge
apparaît :
Cliquer ensuite dans le
menu « Affichage » sur « Références »
Nom de la matrice pour :
Permet de nommer le modèle de monographie
Commentaires :
Possibilité de préciser le nom de l’auteur, la date, ainsi que le fichier pour lequel la matrice a été créée
A noter qu’une matrice n’est utilisable qu’après avoir ouvert le fichier à partir duquel elle a été créée
Insérer rubrique :
Cette fenêtre présente la liste des champs qu’il est possible d’insérer dans la matrice (également disponible à partir de la commande « insérer une rubrique » du menu « Base ») Il est important de bien veiller à n’insérer que les champs contenus dans le fichier actif Raccourci : Placez la souris dans la zone texte puis sélectionner « Clic droit » si vous avez une souris avec deux boutons ou « Ctrl + clic » sur Mac |
Insérer indexations et macros
Vous pouvez insérer par le bouton « insérer indexations et
macros » des indexations ou des fonctions macro-commandes prédéfinies dans
votre monographie
Cette fenêtre présente des formats pré-enregistrés nommés « macros ». Une macro est une série de commandes d’un logiciel que l’on peut pré-programmer afin de simplifier les tâches. Cette fonction est également disponible à partir de la commande « insérer une commande 4D » du menu « Insertion ». |
La mise en page, le choix des caractères ainsi que leur taille sont modifiables comme dans un traitement de texte
Valider votre modèle avec la touche pour l’enregistrer
Il vous est possible d’exporter des matrices créées ou modifiées, et de
les importer lorsque vous en avez besoin. Pour cela, dans la boîte de dialogue
« Créer une monographie avec », cliquer la barre « Ajouter,
modifier, importer, exporter des matrices » puis cliquer sur le modèle à
exporter puis « Exporter ». Même chose pour importer une matrice
Il est possible de
créer une monographie concernant plusieurs fichiers
Exemple : on veut
éditer une monographie des professeurs de piano (modèle pour personne physique)
ainsi que leur lieu d’enseignement (modèle pour Formation-Services-Industries)
Faire la recherche
des professeurs de piano, créer votre modèle de monographie sur le fichier des
personnes physiques
Avant de valider
votre modèle, sélectionner dans la boîte de dialogue rouge "Modèle
pour" le fichier Formation Service Industrie. Le nom de la monographie reste
le même mais un nouvel espace de saisie apparaît. Cliquer à nouveau dans le
menu « Affichage » sur « Références »
Sélectionner comme
dans les cas précédents les champs qui concernent le fichier FSI que vous
souhaitez voir figurer sur la monographie, puis valider le modèle. A l’édition,
les rubriques de l’un et l’autre fichier apparaîtront à la suite
Nature : |
possibilité de réduire ou d’ajouter des informations |
Automatisme : |
boîtes à cocher |
|
- Personnes physiques seulement si contact : cette fonction permet de ne faire apparaître que les personnes physiques liées comme contact à une fiche personne morale ou activité |
|
- Réduire aux index issus de la recherche préalable : cette fonction permet, suite à une recherche, de ne faire apparaître que les indexations issues de la recherche (voir également la partie « Listes standard ») |
|
- Ne pas réduire la liste des contacts : lorsque la fonction « Réduire aux index issus de la recherche préalable » est activée, la liste des contacts est également réduite à cette recherche |
|
Le fait d’activer la fonction « ne pas réduire la liste des contacts » permet de faire figurer toutes les personnes physiques liées en tant que contact lorsque la fonction précédente est sélectionnée (voir également la partie « Listes standard ») |
Saut de page entre 2 fiches principales :
Automatisme |
boîte à cocher permettant de ne faire figurer qu’une fiche par page |
Enregistrer
Enregistrement de la monographie dans un fichier.
Le format du fichier est à sélectionner : (format 4D Write, rtf, txt, html…)
Le fichier sera automatiquement généré dans le répertorie « RMD_Write »
Enregistrer sous :
Enregistrement de la monographie en vue d’une importation dans un traitement de texte
L’utilisateur choisit le répertoire d’enregistrement sur le disque dur.
Annuler : Annule la création de la monographie
Imprimer : Imprime immédiatement la monographie (pas d’aperçu possible)
Attention
: la commande « imprimer » imprime directement la liste des fiches du
fichier ouvert. Si le fichier est ouvert sur toutes les fiches, la totalité
du fichier sera imprimée. Pensez à bien vérifier au préalable que la liste
des fiches est réduite à la sélection que vous souhaitez imprimer
L’éditeur d’état a pour fonction de créer un document de travail sous forme de tableau
Ce document peut soit être imprimé immédiatement, soit faire l’objet d’un enregistrement sous forme de fichier informatique au format ASCII (lisible par Word ou Excel)
Sélection des champs :
Faire glisser les champs souhaités vers le cadre situé au bas du masque de saisie.
Ordre de tri :
Un tri des champs est également possible si vous les faites glisser vers le cadre central (ils apparaîtront dans le cadre du bas dans l’ordre précisé dans le cadre central)
Vous pouvez modifier le tri (croissant / décroissant) en cliquant sur le curseur situé à droite du nom du champ.
Colonne :
Il est possible, à partir de cette option, de définir les paramètres des colonnes :
- Triée : les colonnes sélectionnées seront triées et leur nom apparaîtront dans la liste de tri ;
- Valeurs r : les valeurs contenues dans les champs seront répétées dans une colonne triée ;
- Largeur auto : par défaut, les colonnes ont une largeur automatique. Pour modifier la largeur d’une colonne, il suffit de la sélectionner, de décocher cette boîte, puis de redimensionner la colonne à l’aide du pointeur de la souris.
Vous pouvez également ajouter et supprimer des colonnes en utilisant les commandes du menu « Edition ». Le type de caractères, ainsi que le style (gras, souligné,...) peuvent être modifiés grâce aux commandes des menus « Police » et « Style ».
Il est ainsi
possible de faire apparaître sur un état les valeurs d’indexations posées.
Pour cela, en utilisant le menu « Edition », sélectionner l’option « insérer colonne ». La fenêtre ci-dessous apparaît. Taper la commande « WR_Prepare » dans l’éditeur de formule :
Renouveler cette opération (menu Edition / insérer colonne) et poser cette fois dans éditeur de formule les indexations que vous souhaitez voir en respectant les noms ci-dessous :
WrImplant correspond à l’indexation « implantation »
WrRayon correspond à l’indexation « rayonnement »
WrActPM correspond à l’indexation « activité de la personne morale »
WrActPP correspond à l’indexation « activité de la personne physique »
WrGenre correspond à l’indexation « domaine artistique »
WrDiscip correspond à l’indexation « discipline/instrument »
WrDistinct correspond à l’indexation « distinction »
WrLiens correspond à l’indexation « index collectif »
WrSupport correspond à l’indexation « support »
WrMotClé correspond à l’indexation « mot clé »
Sauvegarder un état :
Pour sauvegarder
le tableau obtenu sous forme de fichier au format « TXT » (ASCII),
sélectionner dans le menu « Fichier » / « Destination
d’impression » le terme « Fichier ».
Sélectionner ensuite dans le menu « Fichier » la fonction
« Imprimer »
La commande « Etiquettes » est un format d’édition prédéfini grâce auquel il est possible d’éditer les fiches sélectionnées sous forme d’étiquettes
Un formulaire d’étiquettes pré-paramétré existe et s’applique à une planche d’étiquettes aux dimensions standards sur 2 colonnes. Sous vous l’utilisez, il n’est pas nécessaire de créer de modèle d’étiquettes. Il vous faut seulement sélectionner « Etiket » dans le cadre nommé « formulaire à utiliser »
Précisions :
- lorsque vous changez de fichier, il est nécessaire de resélectionner « Etiket », même si cette fonction paraît déjà sélectionnée
- il en est de même si un format de planche a été enregistré à partir d’un fichier (« personnes morales » par exemple) et qu’il est chargé à partir d’un autre fichier (« personnes physiques »)
L’avantage ici peut être de personnaliser le format d’étiquette en définissant son propre formulaire (taille, police de caractère, style…)
Pour un formulaire personnalisé, sélectionner dans « formulaire à utiliser » l’option « pas de formulaire ». Faites ensuite glisser les rubriques depuis la fenêtre « Liste des champs » dans la partie droite où vous visualisez l’étiquette
NB : Maintenir appuyer sur la touche Alt tout en glissant le champ sélectionner dans le bloc d’étiquette permet d’insérer les champs dans le même bloc (utile pour la gestion automatique des sauts de ligne)
Il est nécessaire de se construire et d’enregistrer un formulaire par fichier (« personne morale », « personne physique », « artiste »…)
Sélectionner l’onglet « Planche ».
Cet écran permet de configurer la mise en page selon le format de vos planches d’étiquettes
Il est conseillé d’enregistrer les paramètres du format d’étiquettes afin d’éviter de le saisir à chaque nouvelle édition. Pour cela il suffit de configurer la mise en page et de cliquer sur « Enregistrer... » Enregistrez vos formats d’étiquettes sous un dossier que vous nommerez par exemple « éditions » Enfin, pour utiliser un format d’étiquettes que vous avez enregistré, cliquez sur le bouton « Charger... ». |
Le logiciel RMD intègre la possibilité de créer un modèle de courrier en vue d’un envoi en nombre et ce à partir des informations sélectionnées dans la base de données
La commande « Traitement de texte » vous permet de rédiger votre courrier selon vos normes habituelles.
Dans la perspective d’un publipostage (ou fusion), une macro 4D permet de créer une zone « destinataire » sur votre modèle de courrier.
N.B.: une macro est une série de commandes d’un logiciel que l’on peut pré-programmer afin de simplifier les tâches. Cette macro s’obtient dans le menu « Insertion », en cliquant sur « Expression 4D ».
Exemple :
L’écran ci-contre présente l’insertion de la macro « Adresse & destinataire » et de la macro « Politesse / titre usuel du destinataire » |
En sélectionnant « Références » dans le menu « Insertion », vous ferez apparaître les valeurs contenues dans la macro « Adresse & destinataire » Les guillemets vides (correspondant à la macro WR_Prepare visible dans l’illustration ci-dessus) disparaissent à l’édition |
Vous pouvez ainsi réaliser vos mailings directement à partir de cette fonction, en imprimant directement les courriers, ou en les enregistrant
Modifications
et suppressions
L’indexation des fiches et les liens existant entre plusieurs fiches implique que certaines modifications sont reportées au niveau de plusieurs fichiers.
Exemple : la modification du nom usuel d’une fiche « Personne morale » est reprise dans les fiches d’indexation et de lien. Ce nom usuel modifié apparaîtra également au niveau des fiches liées
Ainsi est-il nécessaire de respecter les procédures de modification et d’effacement afin d’éviter toute incohérence au niveau des liens
Modifier directement l’intitulé dans le champ « Nom usuel »
La modification sera automatiquement reportée au niveau du nom usuel correspondant dans les fiches de « liens et index ». Ainsi aucun lien, ni aucune indexation ne seront perdus
Attention : ne pas utiliser la fonction « effacer » pour effacer la fiche et la ressaisir avec les modifications. Cette opération, inutile dans le cas d’une modification, risquerait de fausser les liens
Modifier directement l’intitulé dans le champ concerné
Remarque : dans le cas d’une modification d’un champ d’une fiche "personne morale" que l’on souhaite voir reportée dans un fichier activité (nom complet, adresse, téléphone...), la modification n’étant pas reportée automatiquement, il convient de veiller à modifier également, le cas échéant, les informations contenues dans les fiches activités liées
1. Cliquer sur l’onglet « Liens & index » de la fiche concernée ;
2. Double cliquer, dans la liste affichée sur la fiche de liens et index à modifier
3. Remplacer la valeur de la table concernée par la modification
4. Valider.
Deux cas de figure se présentent :
1. Le lien n’existe plus
(effacer)
Exemple : Un Maire a perdu son mandat
- Si cette personne n’a aucun autre lien dans la base de données avec d’autres fiches, il convient d’effacer sa fiche ainsi que le lien (voir "Suppression" plus loin)
- Si cette personne est par ailleurs liée à une autre structure, il convient d’effacer uniquement le lien qui concernait la mairie :
a) A partir de la fiche « personne morale » « mairie », cliquer sur l’onglet « Liens & Index »
b) Double-cliquer, dans la liste affichée sur la fiche de liens et index à effacer
c) Cliquer sur le bouton .
2. Une des fiches liées
est remplacée par une autre fiche
Exemple : M. Jean DUBOIS a perdu son mandat de Maire de Sainte Marie au profit de M. Bertrand DUVAL
- Si Jean DUBOIS est par ailleurs lié à d’autres fiches de la bases de données, sa fiche « personne physique » doit être conservée, seul le lien à la mairie doit être modifié :
a) A partir de la fiche « personne morale » MAIRIE STE MARIE, cliquer sur l’onglet « Liens & Index »
b) Double-cliquer, dans la liste affichée sur la fiche de liens et index à modifier
c) Effacer le nom usuel « DUBOIS JEAN » afin de saisir « DUVAL BERTRAND »
(et créer sa fiche « personne physique » s’il n’est pas déjà enregistré dans la base)
d) Modifier si besoin les indexations
- Si Jean DUBOIS n’est pas lié à d’autres fiches, sa fiche peut également être supprimée de
la base
a) A partir du fichier « Personnes physiques », effacer la fiche concernée ainsi que le lien (voir « Suppression » ci-après)
La fonction « Effacer » ne doit être utilisée uniquement dans le cas ou une fiche est supprimée et ne sera pas remplacée par aucune autre fiche (sinon il s’agit d’une modification)
Lorsque le bouton « Effacer » sur le fichier des « Personnes morales et opérateurs » est actionné, trois possibilités sont proposées : |
Conserver
les index à liens multiples
Seule la fiche active sera supprimée. Les fiches liées à celle-ci seront conservées.
Attention : les fiches de lien et d’index n’étant pas supprimées par cette opération, cela laissera apparaître le nom usuel de la fiche au niveau des liens des fiches avec lesquelles celle-ci était initialement liée
Effacer
tous les index liés à cette fiche
La fiche active et ses fiches « liens et index » seront supprimées. Les fiches liées seront conservées
Attention : ces dernières peuvent se retrouver sans liens et sans index.
Effacer aussi toutes les fiches liées
Toutes les fiches liées à la fiche seront également supprimées.
Attention aux fiches à liens multiples (Exemple : une personne physique peut être liée à une autre personne morale)
Cause de
suppression : Fiche sans objet
Toutes les fiches liées à la fiche seront également supprimées.
Attention aux fiches à liens multiples (Exemple : une personne physique peut être liée à une autre personne morale)
Cause de
suppression : Cessation
Toutes les fiches liées à la fiche seront également supprimées.
Attention aux fiches à liens multiples (Exemple : une personne physique peut être liée à une autre personne morale)
Remarques : Avant de fusionner les données départementales avec la base régionale, les administrateurs régionaux doivent pouvoir contrôler les opérations réalisées par les utilisateurs départementaux avant de les valider. C’est la raison pour laquelle une fiche ne disparaît pas du fichier lorsque sa suppression a été effectuée par un utilisateur départemental : il s’agit d’une demande de suppression qui sera effective après la validation de l’administrateur. La suppression est toutefois réelle si la fiche a été créée puis effacée, sans qu’il n’y ait eu de fusion entre les deux opérations
Une suppression immédiate ne peut être effectuée que par
l’administrateu
Gestion des
enquêtes
RMD intègre un onglet « Données et Stats » sur les fichiers principaux (« Personnes morales et opérateurs », « Personnes Physiques », « Artistes », « Diffusion Information », « Formation Services Industries » et « Contenu Formation »).
Cet onglet est prévu pour l’insertion de données complémentaires, sous la forme de rubriques individualisées. L’intérêt est donc, en terme d’exploitation de faire des recherches, des éditions sur les valeurs ou rubriques définies dans cet onglet.
Une fonction d’export associée aux enquêtes permet d’exporter les données pour des traitements cartographiques ou des analyses de données (Excel, Modalisa, Access…)
Sélectionner le module « Gestion des enquêtes » (menu « outils ») pour accéder à la définition ou à la gestion des enquêtes.
Nouveau Pour définir une nouvelle enquête ;
Ouvrir Pour visualiser l’enquête (libellés) ;
Dupliquer Permet après un changement d’exercice par exemple de dupliquer l’enquête sélectionnée. Trois options sont possibles : on duplique l’enquête seulement (uniquement les libellés), on duplique l’enquête et on reconduit les libellés de l’enquête dans les fiches du précédent exercice. Enfin on reconduit à la fois les fiches et les valeurs associées dans le précédent exercice.
Importer / Exporter Les questionnaires sont intégrés à la base de données mais peuvent être aussi exportés ou importés (fichier ASCII) ;
Intégrer à la liste Permet après sélection d’une enquête de l’intégrer à la liste courante de fiches RMD ;
Exporter les enquêtes permet d’exporter sous un fichier ASCII les valeurs de l’enquête.
de la liste…
Intitulé Nom de l’enquête
Catégorie Répertoire où sera classée l’enquête
Code accès lecture/écriture Permet de protéger la lecture ou l’écriture du questionnaire
Géré par
l’administrateur Permet la gestion (insertion, suppression) de
l’enquête par l’administrateur régional même si l’enquête a été
« protégée » par des codes lecture et écriture
NB : Les code accès lecture / écriture doivent
être insérés parallèlement dans les préférences opérateur (cf. chapitre
« Paramètres et préférences »)
Insérer un élément du questionnaire
Supprimer un élément du questionnaire
Un élément du questionnaire peut être :
- un champ de la table courante
- un champ de la table « Personnes morales et opérateurs »
- un nouveau champ
Dans le cas d’un nouveau champ, insérer dans « Libellé_Donnée » le nom de la variable (40 caractères maximum) et son type (numérique / alphanumérique) ;
Un élément de l’enquête peut être soit
- une nouvelle rubrique : on indique dans ce cas son nom et son type (numérique, alphanumérique)
- une rubrique existante de la table courante ou de la table « Personnes morales et opérateurs »
Sélectionner l’enquête et cliquer sur le bouton « Intégrer à la liste »
L’enquête sera dès lors intégrée à toutes les fiches de la liste courante
Une fois le questionnaire défini et intégré, l’opérateur visualise l’enquête sous forme d’un tableau dans l’onglet « Données et Stats »
Il saisit dans la colonne « Données » les valeurs correspondantes de l’enquête
Boutons de
gestion de l’enquête :
Plusieurs enquêtes peuvent être associées à une même fiche. Le menu « Choix du questionnaire » permet de choisir le questionnaire que l’opérateur souhaite visualiser NB : Par défaut, l’onglet « Données et Stats » affiche par défaut la dernière enquête insérée sur la fiche |
|
Supprime l’enquête de la fiche (questions et données) |
|
Donne accès à la gestion des enquêtes |
|
Affichage du code correspondant à l’implantation principale de RMD et visualisation du code INSEE associé |
La fonction « Exporter les enquêtes de la liste » exporte l’enquête intégrée sur toutes les fiches de la liste courante. Le fichier d’export est un fichier ASCII au format « txt »
La fonction « Enregistrer » place ce fichier par défaut dans le répertoire « Rmd_stat » ;
La fonction « Enregistrer sous » propose de placer ce fichier à l’endroit voulu par l’utilisateur
Résultat :
Millésime |
Insee |
[Artiste]
Effectif_Artistique |
Moins
de 20 ans (%) |
Entre
21 et 40 ans (%) |
Entre
41 et 60 ans (%) |
Plus
de 60 ans (%) |
2003 |
63113 |
2000 |
40 |
30 |
20 |
10 |
2003 |
63113 |
100 |
40 |
20 |
30 |
10 |
2003 |
43040 |
50 |
10 |
20 |
30 |
40 |
Le fichier d’export, au format texte, pourra être lu et retraité par des logiciels standards ou spécialisés (Word, Excel, Access, Modalisa…) à l’initiative des partenaires.
La recherche sur les enquêtes est accessible via le formulaire de recherche classique (bouton « Données / Stats des enquêtes ») ou directement via le menu « Sélection » fonction « Chercher par les enquêtes »
Deux options sont possibles :
1 - On
recherche les fiches où l’enquête est présente :
2 - On effectue une
recherche une question de l’enquête :
Cliquer sur le bouton « + » au niveau de l’enquête afin de décliner toutes les questions. Sélectionner la question, compléter la valeur souhaitée et cliquer sur « Chercher »
Les enquêtes peuvent être aussi éditées dans un publipostage ou une monographie
Via le module de création de monographie, le bouton « Insérer indexations et macros » présente dans la partie gauche « Macros » une ligne « Enquêtes et Stats »
Cliquer sur cette option pour insérer une enquête :
Un dialogue apparaît pour sélectionner l’enquête à insérer. On peut également une partie du questionnaire en sélectionnant uniquement une question
L’option « paramétrage complémentaire » propose par défaut d’insérer l’intitulé de la question .
et la valeur associée. On peut également insérer uniquement la valeur sans joindre l’intitulé
RMD permet de définir et de paramétrer quelques options d’utilisation par défaut
Ces « préférences utilisateur » seront stockés dans un fichier annexe à la base de données dans le sous-répertoire de RMD « RMD_ANX »
Ce fichier sera chargé à chaque lancement du logiciel
Pour définir vos préférences, depuis la page d’accueil, sélectionner dans le menu fichier « paramètres et préférences »
Une fenêtre « opérateur » avec trois onglets s’affiche :
- Paramètres
- Préférences
- Accréditations - Interventions
Identification de
l’opérateur
La zone de rattachement, le code opérateur et sa désignation sont des fonctions gérées par l’administrateur régional qui déclare sous la forme d’un code (unique) chaque opérateur de saisie sur la base régionale
Paramètres
Titre de l’application sur
la page de garde Personnalisation de la page d’accueil du logiciel
Code expéditeur (NPAI /
étiquette standard) Code identifiant pour les envois à partir de RMD
Code implantation par défaut Valeur par défaut sur la table implantation pour les
recherches et les indexations
Affichage des listes
de nomenclature
3 modes
sont possibles : indicée, alphabétique et hiérarchique
Options de recherche
par défaut
L’opérateur
définit par défaut les options de recherche (cf. chapitre « fonctions de
recherche »)
Suppression
virtuelle des fiches : Cessation d’activité
Selon le
choix défini, les fiches marquées en « cessation » seront masquées ou
apparaîtront dans les listes de RMD
Si
l’utilisateur choisit « Afficher les cessation », les fiches marquées
en cessation se visualisent immédiatement depuis la colonne
« Statut »
Suivi des
interventions
Fonction réservée à
l’administrateur
Activation
de l’historique de saisie et paramétrage des suivis des interventions de
l’opérateur (validation/ transfert)
Opérateur culturel
La boite
« Activer la gestion du niveau « opérateur culturel » »
permet de déclarer l’utilisation des opérateurs dans RMD
N.B :
l’utilisation des opérateurs doit se faire après une fusion régionale et être
active pour l’ensemble des opérateurs de la base régionale
Code d’accès aux
questionnaires, enquêtes et données statistiques
Cf. le
chapitre « Gestion des enquêtes »
Lorsque
l’on « protége » une enquête avec un code lecture et/ou écriture, les
codes doivent être déclarés dans les préférences. Ainsi, seul les opérateurs
qui auront déclarés ces codes dans leurs préférences auront accès au
questionnaire ou à l’enquête et aux données renseignées